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VIAJEROS DE NEGOCIOS ZEN: CÓMO MEJORAR LOS VIAJES DE NEGOCIOS PARA AHORRAR EN TIEMPO, SALUD Y RETENCIÓN DE EMPLEADOS

VIAJEROS DE NEGOCIOS ZEN

Durante todo el proceso de un viaje, un viajero de negocios se enfrentará a problemas que pueden influir en su experiencia de viaje.

Recientemente GBTA (Global Business Travel Association) publicó un estudio, en asociación con la Corporación Sabre, en el que se reconocen las facetas estresantes que pueden tener los viajes de negocios. El estudio, titulado Creating a Frictionless Travel Experience (Creación de una experiencia de viaje sin fricciones), se centra en una encuesta a viajeros de negocios de todo el mundo, así como en entrevistas con travel managers y personal de recursos humanos.

El otro objetivo del estudio era entender lo que las corporaciones y los programas de viajes administrados pueden hacer para mejorar la experiencia de los viajes de negocios.

Según el estudio de GBTA y Sabre, la mayoría de estos problemas ser refieren a un mismo aspecto: que requieren mucho tiempo. Ya sea la pérdida de tiempo en tránsito, una escala o el tiempo para cambiar una reserva en medio de un viaje, todo esto retrasa a los viajeros de negocios de concentrarse en el motivo de su viaje.

Los programas de viaje pueden mitigar las dificultades que se presentan explicando o reorganizando las políticas, o implementando tecnologías mejoradas.

Una mala experiencia de viaje puede tener consecuencias perjudiciales, tanto en el logro de los objetivos de negocio, como en la satisfacción, la moral y la retención de los empleados. Sería conveniente que las compañías estudiaran estos puntos de “fricción” y cómo pueden reducirlos o eliminarlos.

En ocasiones ocurre que puede haber una desconexión entre los que establecen las políticas y los que deben adherirse a ellas. También hay que tener en cuenta que la reducción de los costos es importante, pero eliminar el estrés mediante el ahorro de tiempo, el acceso a la tecnología, evitar los retrasos y los cambios de itinerarios sin problemas es un elemento igual de importante en un programa de viajes. Y esto se puede lograr a través de políticas adecuadas y el uso de la tecnología.

Los viajeros que participaron en la encuesta de GBTA/Sabre identificaron los cinco aspectos más estresantes de los viajes:

  • el tiempo en tránsito (61%)
  • las escalas (48 %)
  • el cambio de reserva de vuelo o de tren durante un viaje (42%)
  • el ambiente de trabajo durante el viaje (41%)

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE MEJORAR LA EXPERIENCIA DE LOS VIAJES DE NEGOCIOS?

Los viajes de negocios pueden tener una influencia sustancial en la retención y satisfacción de los empleados. El informe de GBTA/Sabre indica que el 79 % de los business travelers dice que su experiencia de viajes de negocios tiene un impacto en su satisfacción laboral general, al menos en cierta medida.

Curiosamente, esta cifra es más alta para millenials, con un 88 %.

Los viajes de negocios no sólo impactan la forma en que el personal piensa acerca de su empleador, sino que también pueden influir en la aceptación de un nuevo trabajo. El informe de GBTA/Sabre dice que el 59% especifica que la política de viajes de una empresa es un factor clave a la hora de considerar un posible nuevo empleador. Además, el 84% dice que la calidad de su experiencia en materia de viajes de negocios influye en los resultados de la empresa, al menos en cierta medida.

SOLUCIONES PARA REDUCIR EL ESTRÉS DEL VIAJERO

¿Cómo pueden las empresas hacer frente a estos desafíos?

Aquí te dejamos algunas ideas que puedes poner en práctica:

– Dividir a los viajeros por la frecuencia de los viajes para comprender cómo debe cambiar el programa y/o la política en función de las necesidades de cada grupo.

– Concéntrate en el motivo del viaje y en los resultados que tu empresa espera obtener durante el mismo.

– Actualiza las políticas de viajes para reforzar la eficiencia de los viajeros, así como trata de reducir los viajes de los viajeros de negocios para aliviar el estrés.

– Busca formas de incluir opciones de ocio durante los viajes de negocios cuando estén disponibles.

– Las empresas pueden instar a los gerentes a que observen a los viajeros de negocios en busca de indicios de agotamiento relacionados con los viajes.

OTROS FACTORES QUE ELIMINAN EL ESTRÉS EN LOS VIAJES DE NEGOCIOS

Estos son otros factores que los encuestados identificaron como reductores del estrés durante sus viajes de negocios:

  • 62% de los encuestados dijo que un hotel conveniente y cómodo
  • el 54% dijo que los vuelos sin escalas,
  • el 40% dijo que la flexibilidad de reserva
  • el 39% dijo que el tiempo de pago para los viajes largos
  • el 29% dijo el tipo de aerolínea.

Dado que la principal comodidad que influyó en la experiencia de un viajero de negocios se refiere a las preferencias de hotel, la empresa debe asegurarse de que éste cumple con sus requisitos, lo cual es un paso clave para mejorar la satisfacción del viajero y la experiencia en general.

Además, en el estudio se preguntó qué compras opcionales realizan los viajeros de negocios para mejorar su experiencia, aunque no sean reembolsadas por la empresa.

Las cinco respuestas principales fueron:

  • Wi-Fi de avión/tren,
  • Internet de alta velocidad en hoteles
  • actualización de asientos
  • llamadas y mensajes de texto móviles internacionales
  • embarque anticipado.

Los viajeros de negocios afirmaron que estas compras se hacían con frecuencia para ser más productivos mientras viajaban.

Al investigar la frecuencia con la que los viajeros compraban estos servicios y comodidades por su cuenta y las tarifas aplicables, los travel managers pueden reconocer oportunidades además del ahorro de costes, que deberían incorporarse durante las negociaciones con los proveedores para aportar un mayor valor al programa de viajes.

SOLUCIONES PARA MEJORAR LA EXPERIENCIA DEL VIAJERO

La comunicación influye en la experiencia del viajero. La seguridad, el transporte y la información sobre el lugar fueron las principales respuestas para ayudar a los viajeros a reducir el estrés.

Es importante comprender la mejor manera de producir y poner estas formas de información a disposición de los viajeros. Muchos ponen los detalles del viaje en una intranet corporativa, algunos llevan a cabo seminarios web regulares o envían información por correo electrónico, aunque otros encuestados no tienen un proceso de comunicación proactivo. En lugar de ello, esperarán hasta que el viajero se haya comunicado directamente y expresado sus dudas.

La experiencia de los viajes de negocios ha cobrado mayor importancia con el aumento de la tecnología móvil y las aplicaciones que aumentan la productividad y la satisfacción de los viajeros.

Desde la capacidad de reservar viajes mediante herramientas en línea, hasta el uso del correo electrónico para comunicarse con el personal en todo el mundo, pasando por la mejora de la experiencia de los viajes con una aplicación móvil y la realización de informes de gastos en línea, la tecnología se ha convertido en un aspecto esencial de la función de un gestor de viajes.

Los viajeros que participaron en la encuesta dieron a entender que varios servicios tecnológicos mejorarían su experiencia de viaje gracias a la información automática de localización, las opciones móviles para el pago y la presentación de informes de gastos, las aplicaciones de gestión de itinerarios y la aplicación de seguimiento de la seguridad que completan la lista. Se preveía que los grupos más jóvenes encuestados, millenials y generación x, se interesarían por los servicios móviles, ya sea para el pago o para la notificación de gastos, a fin de mejorar su experiencia de viaje.

No es sorprendente que los viajeros de negocios reconozcan numerosos segmentos tecnológicos que pueden mejorar su experiencia de viaje. Nos encontramos en un entorno más móvil en el que los viajeros exigen acceso a la información sobre el camino, así como poder completar tareas que no fueron capaces de lograr a través de un dispositivo móvil años atrás. La introducción de la tecnología apropiada apoyará y mejorará las tareas que los viajeros deben completar para prepararse y gestionar su viaje.

Las siguientes son algunas estrategias que pueden funcionarte:

  • Preguntar a los viajeros para que reconozcan sus necesidades específicas.
  • Trabajar con el equipo ejecutivo y los gerentes de departamento para evaluar las necesidades del programa.
  • Aplicar la tecnología para ayudar a gestionar los viajes durante los mismos, así como proporcionar información correcta sobre los viajes a los viajeros y a los gestores de viajes de forma oportuna.
  • Examinar los requisitos tecnológicos de los viajeros a lo largo de todo el ciclo del viaje.

Para profundizar más en este tema, aquí te dejamos algunas lecturas al respecto:

Cada vez nos damos más cuenta que viajar se ha convertido en un imprescindible en nuestras vidas, también por razones de trabajo. Pero, en este caso, a veces los llamados business travel nos producir una cierta inquietud y no poco estrés.

Sin embargo, esto puede ser mejorado y llegar a una situación en la que los viajes de negocios representen una ventaja tanto para la empresa como un motivo de retención para los trabajadores.

Aquí te dejamos algunos datos y reflexiones que esperamos te ayuden a gestionar mejor los viajes de trabajo.

Si quieres más información para gestionar los viajes de tu empresa,  no dudes en ponerte en contacto con nosotros, estaremos encantados de ayudarte.

Y cuéntanos, ¿qué otros aspectos te parecen a ti indispensables para hacer tu viaje de negocios más confortable?

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