Las herramientas y soluciones digitales que han ido apareciendo en los últimos años han transformado el lugar de trabajo moderno.

Hoy en día, los profesionales pueden colaborar fácilmente con sus compañeros de trabajo en todo el mundo, lo que supone un gran impulso a la productividad y nos puede llevar a pensar que puede suponer una oportunidad de reducir los gastos de viajes de negocios.

Sin embargo, a pesar del creciente potencial de estas herramientas, la importancia de las reuniones cara a cara sigue siendo decisiva para el éxito de los negocios.

Muchas empresas reconocen los beneficios de viajar para las reuniones de la vida real.

Más del 90 por ciento de los gerentes de viajes y los viajeros de negocios ven los viajes de trabajo como «importantes para impulsar el crecimiento de la compañía». Consideran que sus viajes son más efectivos que tratar de llevar a cabo un negocio de forma virtual.

Para muchos la mayor ventaja de las reuniones presenciales es que permiten a los participantes construir una relación con compañeros, proveedores o clientes que de otra manera no sería posible a través del teléfono o por videoconferencia.

Por eso, parece que en 2020 y más allá, seguiremos viajando por negocios, bien sea para asistir a reuniones, celebrar eventos, acudir a formaciones o relacionarse con colegas o clientes.

Es ya indudable que los viajeros de negocios demandan experiencias de usuario más amigables para el consumidor.

Este cambio refleja el deseo de que las plataformas de reservas corporativas y de gestión de viajes sean tan sencillas y útiles como cualquier otra herramienta de consumo online.

En 2020, esta demanda de políticas de viajes de negocios y experiencias de usuario más sencillas tendrá un impacto sustancial en los Travel Managers que buscarán oportunidades de proveer a los empleados con herramientas de viajes corporativos más fáciles de usar para fomentar una mayor adopción y cumplimiento de las políticas de viajes de la empresa, en lugar de tener que imponerlas.

No hay duda de que la presión por herramientas más fáciles de usar entre los viajeros de negocios ha tenido un impacto en el cumplimiento de las políticas de viajes de la compañía. De acuerdo con un informe de 2018 de la Asociación Global de Viajes de Negocios (GBTA), un promedio del 37 por ciento de las reservas de hotel, y el 15 por ciento de las reservas de las aerolíneas se hacen fuera de la política de la compañía.

Y este incumplimiento de las políticas de viaje de la empresa conllevará, entre otras consecuencias, un incremento importante de los gastos en esta partida.

Sin embargo, el uso de una buena herramienta de gestión de viajes corporativos permitirá a los Travel Manager obtener información, crear ahorros y cumplir las tareas de cuidado establecidas por el Duty of Care.

En definitiva, una herramienta de gestión de viajes corporativos más sencilla de utilizar y más útil para los gestores y empleados redundará en beneficios para todas las partes.

Si hay una constante en la experiencia de los viajes de negocios a la que deben enfrentarse los viajeros es que siempre hay algo que puede salir mal. Ya sea un retraso inesperado en un vuelo, o un cambio de última hora en una reunión fuera de la ciudad, los viajeros de negocios necesitan estar listos para adaptar sus planes en cualquier momento.

Sin embargo, esto que parece tan fácil de decir, puede ser mucho más difícil de llevara a cabo. Y, desafortunadamente, las herramientas que muchos viajeros reciben para reservar y administrar sus viajes no hacen esta tarea más sencilla.

Muchos de los componentes de los viajes de negocios (planificación, reserva, viaje, gestión de gastos) siguen estando desconectados entre sí, lo que provoca incomodidades para los empleados, así como lagunas de información para los líderes de la empresa.

El reto para este año 2020 será que las plataformas de viaje sean capaces de unir las distintas partes que componen la experiencia del viaje corporativo en un único punto de encuentro. Esto supondrá una mejora para los usuarios al tiempo que constituirá una ventaja competitiva frente a los competidores.

Cada vez es más importante para los viajeros y sus gestores utilizar plataformas y herramientas de viajes de negocios que les ayuden a manejar más fácilmente toda la experiencia del viaje y no solo una parte de ella.

Para los gestores de viajes, la ventaja de una plataforma integral es que tienen visibilidad de todo el viaje, permitiéndoles ofrecer apoyo proactivo, mantener a los viajeros seguros, realizar un mejor seguimiento de los gastos y optimizar las políticas de viajes en general.

Y para los viajeros de negocios, simplifica el proceso de hacer cambios en el viaje cuando los planes cambian.

Según los expertos del sector de los viajes de negocios, existen tres tipos de viajeros de negocios distintos: los que reservan en base al precio, los que reservan en base a los programas de fidelidad, y los que reservan en base a la experiencia.

Mientras que en el pasado, cada una de estas diferentes necesidades tuvo que ser atendida por separado, en 2020 las nuevas soluciones de viajes de negocios posibilitan satisfacer todas estas necesidades de una única vez.

Una política de viajes basada únicamente en la reducción de costes (precio) provoca una disconformidad en los usuarios finales (el viajero de negocios) que busca otro tipo de satisfacciones basadas más en la experiencia de viaje que recibirá.

Esta desconexión entre la política de viajes y las necesidades finales del viajero han conllevado que muchos de los viajeros acaben gestionando sus viajes, o parte de ellos, fuera del programa previsto por la empresa con los problemas que ello conlleva como hemos visto anteriormente.

Por lo tanto, el reto es gestionar los viajes satisfaciendo las expectativas del viajero de negocios, pero cumpliendo con los objetivos de gestión de costes.

La solución se basará en proporcionar opciones más dinámicas y personalizadas para los viajeros, junto con un cambio en las actitudes de los gestores de viajes hacia opciones de políticas más fáciles de usar.

Entendiendo como «complementos» aquellos que los proveedores ofrecen para su compra como añadidos a la compra del viaje principal, ofrecen más opciones y comodidad a los viajeros mientras sirven como una nueva fuente de ingresos para los proveedores de la industria.

Nos referimos a productos tan comunes como mejoras de asientos, equipaje facturado, comida a la carta, acceso a salas VIP, acceso a Wi-Fi… Según un informe de 2019 de IdeaWorks, dichas compras auxiliares representaron más de 109.000 millones de dólares solo en la industria de las aerolíneas.

Pero con demasiada frecuencia, estos “complementos”, conocidos en el sector como ancillaries, han causado confusión y generado una mala experiencia tanto para los viajeros como para los Travel Managers, con gastos inesperados para la empresa y fricciones innecesarias en la experiencia del viaje.

En 2020, gracias a una mejor integración con la distribución y reserva de viajes corporativos junto con las continuas mejoras en la  usabilidad y la experiencia de usuario, será mucho más sencillo que los Travel Managers comuniquen claramente lo que está dentro de la política de viajes y que los viajeros puedan adquirir estos complementos ofreciéndoles opciones más adecuadas para personalizar sus viajes sin generar ningún tipo de discrepancia entre las partes.

Con el fin de minimizar la confusión, y para proporcionar a los viajeros más opciones en el momento de realizar las reservas, las plataformas de viajes de negocios deben trabajar estrechamente con el resto de agentes de la industria de viajes corporativos, como las aerolíneas o los hoteles, para asegurarse de que los ancillaries estén mejor integrados en el proceso de compra de forma más transparente y sin fisuras.

La economía de reparto ha ganado rápidamente una amplia aceptación entre los consumidores. Y muchas de las empresas más grandes del mundo de economía compartida se están moviendo rápidamente para expandir su oferta en el sector de los viajes de negocios.

Pero para los viajeros de negocios, todavía hay barreras.

En 2020, el desafío viene enfocado a encontrar soluciones de economía colaborativa que permitan satisfacer a todas las partes, tanto en lo que se refiere a un ahorro de costes por parte de la empresa como a la satisfacción del viajero y el adecuado cumplimiento de las obligaciones relacionadas con el Duty of Care.

Algo que en los viajes de ocio personal puede funcionar a la perfección, sin embargo en su formato actual no siempre funciona en muchas situaciones de los viajes corporativos, limitando su uso.

Recurrir a proveedores de alojamiento, transporte o restauración que operan bajo la denominada «economía colaborativa» es, de momento, la última opción elegida por las empresas de Europa a la hora de organizar los viajes de trabajo y negocios de sus empleados.

Las principales barreras que encuentran las compañías a la hora de integrar las opciones de «economía colaborativa» en su política de viajes son la falta de cobertura en cuestiones de seguridad, la falta de datos relevantes para la integración con las herramientas de gestión de riesgos asociados al viaje, y la falta de competitividad respecto a proveedores tradicionales no ya tanto en precio sino en cuanto a reembolsos, políticas de cancelación o métodos de pago.

En 2020 más empleados combinarán los viajes de trabajo con los viajes personales, lo que creará tanto oportunidades como desafíos para las empresas y los gestores de viajes. De hecho, el crecimiento de estos viajes de ocio está planteando una serie de dudas a los Travel Managers.

Un número relativamente importante de gerentes de viajes reconoce haber notado un aumento en esta tendencia entre los empleados. Por su parte, los viajeros, sobre todo de determinadas generaciones, sugieren que los gerentes podrían estar haciendo más para diseñar soluciones de viajes de negocios que permitan a los empleados aprovechar experiencias de ocio en los viajes de trabajo.

La creciente prevalencia de estos viajes mixtos de trabajo y ocio está impulsando a los gestores de viajes para encontrar soluciones creativas que simplifiquen el proceso para los viajeros.

El desafío aquí está en encontrar el equilibrio justo entre el viaje de negocios y la parte de disfrute, dentro de las políticas de viaje, satisfaciendo lo más posible las expectativas del viajero y respetando las obligaciones impuestas por el deber de cuidado exigible a la empresa.

La presentación de gastos y su conciliación es un área a menudo ignorada de la experiencia general de los viajes de negocios. Sin embargo, muchas compañías están reconociendo puntos de dolor relacionados con los gastos de viaje y, como resultado, estamos empezando a ver innovaciones que ayudarán a agilizar el proceso para crear una mejor experiencia para viajeros, gerentes de viajes y financieros por igual.

Como señalan algunos ejecutivos de viajes de negocios, el financiamiento de los viajes y los gastos asociados, la presentación y la gestión son tareas que históricamente se han derivado a sus trabajadores.

Este proceso ha sido históricamente aceptado por algunos empleados, pero no es siempre el caso. Una parte significativa de los empleados no dispone de los fondos propios o la línea de crédito necesaria para adelantar los gastos corporativos o, simplemente, no les gusta esperar para ser reembolsados por sus gastos después de un viaje de trabajo.

Para resolver este desafío de gestión de gastos, las plataformas de viajes están encontrando soluciones innovadoras para agilizar el pago de los gastos y su procesamiento, incluyendo el uso de tarjetas virtuales para cubrir los gastos de pago por adelantado.

Existe la oportunidad de simplificar y agilizar el proceso de pagos como parte de la experiencia de viaje integral. Esto significa no pensar en los gastos de viaje como algo que se reembolsa después del hecho, permitiendo al viajero enfocarse en lo que necesita lograr en su viaje, en lugar de cómo lo está pagando.

La forma en que los directivos empresariales perciben el valor de los viajes de negocios está cambiando.

Lo que en otros tiempos pudo ser visto por una mayoría de empresas como un coste que debía minimizarse, ahora se empieza a considerar como un activo estratégico de la empresa que puede ayudar a impulsar los objetivos de la misma.

Una adecuada política de viajes dentro de una organización puede ayudar a lograr los propósitos empresariales tanto en términos de crecimiento como de fomento de una positiva cultura profesional.

De acuerdo con un estudio de los responsables de la toma de decisiones en materia de viajes corporativos realizado por la Harvard Business Review, el 68% de los mismos coincidió en que «los viajes deben tratarse como una inversión estratégica que añade valor al negocio en lugar de un coste a minimizar».

Y esto se está llevando a cabo de distintas maneras.

En muchas organizaciones se trata de construir una cultura más fuerte en toda la empresa que valore el papel que juegan los viajes de negocios en el éxito de la empresa.

En otros casos significa la adaptación de las políticas de viajes para que sean más fáciles de usar y más flexibles.

Y para otras organizaciones, también significa utilizar los viajes de negocios como un incentivo y herramienta de reclutamiento, ayudando a recompensar a los empleados por sus contribuciones a la empresa, especialmente para las generaciones más jóvenes que cada vez más ven los viajes de trabajo como una ventaja.

En los últimos tiempos hemos visto una lógica y creciente preocupación por el impacto de los viajes de negocios en el viajero y el medio ambiente.

Esto está creando una tendencia emergente en torno a la salud y el bienestar de los viajeros y la sostenibilidad medioambiental de los viajes de negocios.

El enfoque actual es el cuidado del negocio, mientras que también se ocupa del viajero y del planeta.

Diversas encuestas realizadas en los últimos meses demuestras que una gran parte de los viajeros está muy o algo preocupados por el impacto de los viajes de negocios en el medio ambiente.

Y también muchos de ellos piensan que es importante que su empleador compense los daños medioambientales que pudieran causar sus viajes de negocios.

Es por ello que muchas de las aerolíneas mundiales están avanzando en sus planes para compensar sus huellas de carbono.

Al igual que el propio viaje de trabajo, el impulso detrás de la sostenibilidad ambiental de los viajes de negocios no parece estar disminuyendo a medida que entramos en el 2020.

Tampoco lo está el creciente enfoque en la salud y el bienestar del viajero mientras está en la carretera.

Mientras que los viajes de ocio se centran en experiencias relacionadas con la salud, la industria de los viajes de negocios ha dejado el bienestar en manos del viajero individual. Pero cada vez más los gerentes de viajes reconocen la importancia de garantizar la salud y el bienestar de todos los empleados, más allá de los importantes y tradicionales compromisos del deber de cuidado.

La realidad es que los empleados que viajan y que son capaces de comer sano y hacer ejercicio, y que se sienten bien descansados, nutridos y energizados, están mejor posicionados para lograr sus objetivos de negocio.

Como resultado, el enfoque en la salud y el bienestar del viajero sólo continuará para crecer este año y más allá.