Tener claro lo que quieres conseguir te ayudará a tomar las decisiones correctas sobre los contratos, las ofertas y las relaciones con los socios, y será el centro de todas las negociaciones y políticas.  Lo ideal es que tus objetivos se comuniquen en una declaración igualmente clara para que todos los viajeros entiendan por qué las normas y políticas son como son.

Es posible que no puedas responder a todas las demandas, pero cada una de ellas debe considerarse en el contexto de tus objetivos generales.

¿A qué puedes decir «sí»?

Si trabajas con una empresa de gestión de viajes corporativos, también vale la pena involucrarla en el proceso de desarrollo de políticas.  Además de poder ofrecerte información y asesoramiento, tu proveedor de business travel tendrá una idea más clara de tus políticas y de los objetivos que las sustentan.

Si comprenden el motivo por el que se ha establecido una política en primer lugar, tendrán más margen de maniobra a la hora de aplicarla y podrán aportar ideas más pertinentes para mejorarla.

Diferentes viajeros tienen diferentes necesidades.  ¿Cuánta flexibilidad podrías incorporar a vuestro sistema para acomodar estas necesidades?

¿De qué forma puede reflejarse esto en tus políticas de viaje?

En este apartado podemos tener en cuenta cuestiones como, por ejemplo, los “viajeros frecuentes”. ¿Qué entendemos por “viajero frecuente”? ¿Deberían estos viajeros tener derecho a una serie de comodidades adicionales por el hecho de tener que realizar viajes de forma más habitual?

La digitalización ofrece oportunidades de personalización que antes no estaban disponibles, además de ayudarte a controlar el gasto y a gestionar el riesgo en tiempo real.

Trabajar con una empresa de gestión de viajes corporativos que pueda proporcionar este tipo de servicios no solo te ayudará a crear flexibilidad, sino también a supervisar cómo se utiliza esa flexibilidad para que puedas desarrollar tu planificación en consecuencia.

Como ya hemos visto en numerosas ocasiones, poner al viajero en el centro de tus políticas de viajes es clave.  Cuando se analiza cuánto puede ahorrarle al negocio una tarifa, un acuerdo o una política en particular, debe equilibrarse eso con el coste de la incomodidad y el estrés del viajero, con cómo esto podría afectar la moral, el bienestar y la retención del empleado.

Ofrecer ventajas no tiene por qué ser más costoso: incorporar flexibilidad para ampliar los viajes de negocios para el ocio podría ahorrarte dinero si los viajeros hacen el vuelo de vuelta fuera de la hora punta, por ejemplo.  Una política flexible de bleisure podría, entonces, ahorrar dinero a tu organización, además de ser un poderoso incentivo para el personal.

Pensar de forma creativa en soluciones puede ser gratificante y la mejor manera de conseguirlo es hacer participar a los viajeros en este proceso.

La comunicación es siempre un elemento esencial de cualquier política de viajes.  No se trata solo de los canales de comunicación o de las campañas de marketing; se trata de un mensaje claro y eficaz.

La necesidad de una comunicación clara y eficaz se magnifica si se aumenta el grado de personalización y flexibilidad, ya que esto puede interpretarse como una complejidad.

¿Cómo vas a comunicar los cambios y asegurarte de que tu mensaje tiene claridad para que todos entiendan las reglas? Cada organización tendrá que encontrar, de acuerdo con sus necesidades, la forma óptima para ellos.

La forma más sencilla de garantizar que sus políticas se cumplan es utilizar una empresa de gestión de viajes corporativos para todos los viajes.

Es importante que tengas en cuenta determinados aspectos al seleccionar a tu proveedor de business travel: que ofrezca informes de supervisión y gestión flexibles, que sea competente en la aplicación de tus políticas, de modo que puedas supervisar fácilmente los viajes, los gastos y la aplicación de las políticas, que te preste un buen servicio con opción de atender emergencias los 365 días del año…

Si no trabajas con un socio que pueda hacer cumplir tus políticas, tendrás que implementar la supervisión y los informes en tiempo real y asegurarte de que tu equipo haga un seguimiento rápido y sólido cuando los  informes señalen cualquier reserva o gasto que no cumpla con las normas.  Piensa en cómo vas a escalar el incumplimiento cuando sea un problema.  Estas penalizaciones deberán ser integradas en tu plan de comunicaciones.

Sin embargo, es importante no perder de vista el hecho de que, realmente, estás prestando un servicio a esos viajeros.  Aprovecha el incumplimiento como una oportunidad para obtener retroalimentación: ¿por qué ese viajero se salió de la política?  ¿Cómo les gustaría que cambiara la política para reducir el incumplimiento? ¿Qué oportunidades hay de desarrollar y mejorar tus políticas?

A lo largo de los puntos anteriores, hemos observado cómo estos desarrollos ofrecen nuevas oportunidades de aprendizaje y de retroalimentación para ayudarte a desarrollar políticas que se ajusten estrechamente a las necesidades de los viajeros y de la empresa.

El plan que desarrolles no debe escribirse y luego olvidarse, es necesario asegurarse de que sea un documento vivo y que respire, que responda a nuestro entorno rápidamente cambiante y a las necesidades cambiantes de las empresas y los viajeros.

Aprovecha la experiencia y los conocimientos de tu proveedor de business travel, los comentarios de tus viajeros y responde a las tendencias en datos en tiempo real para poder reducir los costes y los riesgos, y maximizar la comodidad de los viajeros y el beneficio para la empresa.