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TRUCOS PARA ORGANIZAR TUS EVENTOS CORPORATIVOS COMO UN PROFESIONAL
ORGANIZAR EVENTOS PROFESIONALES

No nos cabe duda que estamos en la época digital en la que el presencialismo no es imprescindible ya que las nuevas tecnologías nos facilitan la tarea de mantenernos en contacto con proveedores, clientes y equipos de trabajo de forma remota.

Sin embargo, esto no obsta para que nos demos cuenta que el trato presencial y vernos las caras más allá de una pantalla contribuye en determinadas ocasiones a conseguir nuevos clientes, cerrar acuerdos comerciales y mejorar las relaciones con el equipo.

Pero desde ya te adelantamos que organizar un evento corporativo de forma eficaz no es una tarea sencilla (y si eres el encargado de organizar los eventos de tu empresa ya lo sabes). Hay que prestar atención a los objetivos, el público, el presupuesto, el lugar, los detalles organizativos…

Por eso, desde IAG7 Viajes, como expertos en la expertos en la organización de viajes de incentivo, congresos, convenciones, lanzamientos de producto y reuniones de empresa te damos las claves precisas para organizar los mejores y más eficientes eventos para tu empresa.

VENTAJAS DE ORGANIZAR UN EVENTO CORPORATIVO

Los eventos corporativos son instrumentos de comunicación muy potentes y eficaces. Siempre y cuando realices un evento corporativo debidamente diseñado, planificado y organizado en base a los objetivos de empresa y concretos del evento, supondrá una enorme cantidad de beneficios para tu empresa.

Una cita de esta índole óptimamente diseñada, planificada y organizada en base a una estrategia con unos objetivos claros y concretos puede suponer una auténtica cascada de beneficios para una marca o empresa.

Aunque es complicado enumerar la totalidad de las ventajas,  aquí van las más generales:

Aumento de la notoriedad de marca

Un evento bien planificado y alineado con los valores y los objetivos de la empresa, contribuye de forma exponencial a crear un impacto muy positivo en la propia imagen que de  la marca tienen los distintos actores, según a quién vaya dirigido el evento: trabajadores, clientes, proveedores, socios, etc.

Magnífico instrumento de comunicación directa

Como bien decíamos al inicio, en un contexto tan digitalizado como el actual, se agradece en ocasiones el poder comunicarse de forma personal y directa.

Es un mensaje que está pensado, diseñado y ejecutado para ser recibido directamente por el receptor del mismo.

Y por ello suele dejar una huella importante en la memoria de los asistentes.

Es, sin duda, la mejor forma de  comunicar a un público concreto la filosofía y los valores de nuestra empresa.

Agrupa a los usuarios directamente interesados en tu empresa

Ya sea por motivos profesionales o como consumidores.

Los mensajes que lances van a llegar directamente a las personas que están interesadas en tu empresa y que, paralelamente, son los que a ti te interesan, bien sean empleados, proveedores, socios, clientes o posibles clientes. Todos ellos tienen necesidades en línea con aquello que ofreces. Es por tanto, una forma de difundir un mensaje y asegurarte que llega donde quieres.

Te permite diferenciarte de tu competencia

Podrás hacer cosas diferentes, novedosas y así distinguirte en un mercado tan saturado como el actual.

Crea un evento original y ameno y tendrás el éxito asegurado.

Fuente de prestigio y visibilidad

La realización y difusión de un evento corporativo te ayudará a incrementar la visibilidad de tu empresa así como a posicionarte como un verdadero referente y experto en el sector de tu marca.

Networking

La realización de los distintos tipos de eventos corporativos es una fuente de lo más apropiada para el fomento del networking a todos los niveles, con las ventajas que ello también conlleva:

  • Posibilitan y fomentan las relaciones interpersonales: los eventos de empresa son una gran oportunidad para ampliar tu red de contactos pues te permite conocer de forma personal a clientes, colegas y otros profesionales del sector o sectores afines.
  • Mejoran la motivación y el clima laboral: hay pocas actividades que pueden ser más efectivas para motivar a los empleados y ayudarles a recuperar fuerzas, o a combatir el estrés provocado por la rutina laboral diaria que un evento corporativo donde se combine ocio y trabajo en un destino atractivo.
  • Sirven para premiar logros o reconocer éxitos: la creación de un evento atractivo ad hoc puede ser la fórmula ideal para reconocer y agradecer en público determinados logros y objetivos alcanzados dentro de la empresa.

TIPOS DE EVENTOS CORPORATIVOS

Aunque lo mejor es innovar, ser original y crear un evento específico para la finalidad que persigas, aquí van algunos de los más habituales actualmente.

Eventos ambulantes (Road Shows)

Muy habituales en algunos sectores y, sobre todo, para presentar ciertas novedades y conseguir apoyos y financiación.

Te permitirán llegar a un público muy amplio y que, seguramente, no va a desplazarse.

Ruedas de prensa

Una rueda de prensa puede convertirse en un evento corporativo cuando se trata de la conmemoración de algo especial como, por ejemplo, el aniversario de tu marca, la incorporación de alguna pieza clave al equipo de la empresa o cualquier otro anuncio de relevancia para los objetivos generales de tu empresa.

Está dirigido a los medios de comunicación en exclusiva.

Workshops

Suele ser para pocas personas y de un tamaño más reducido, con la finalidad de aprender a hacer algo. Lo que se espera de un workshop es que sea más práctico que teórico.

Congresos

Probablemente el tipo de evento más común. Con una duración superior a  1 ó 2 días, que reúne a muchas personas de un mismo sector bajo un mismo propósito.

Conferencias

Otro de los clásicos, en los que se dan cita en un auditorio con varios ponentes expresando su conocimiento.

En ellos se reúnen profesionales con intereses comunes, generalmente de un mismo sector.

Foros

Espacios de debate donde todos los asistentes participan.

Aquí necesitarás un buen moderador y te funcionará muy bien bien si antes ha habido unas conferencias que dejen paso a dicho debate.

Seminarios

Este es un evento de corte educativo para pequeños grupos de gente y enfocados  a la interacción por lo que los asistentes pueden preguntar a los ponentes directamente o con actividades que rompan el hielo.

Presentaciones de productos

Se trata de un encuentro dirigido tanto al usuario final como a los intermediarios donde se explica, de un modo práctico, todos los aspectos esenciales de un producto o servicio.

Teambuildings

Cuando tu evento no tenga un interés comercial detrás sino que lo que pretendas sea crear una comunidad dentro de tu propia compañía, este será el evento adecuado.

No hay un interés comercial detrás, pues lo único que se intenta es generar situaciones de «team building» y romper un poco con el día a día de la oficina, para recompensar a los miembros del equipo por su trabajo.

Juntas generales de accionistas

Destinado a comunicar asuntos de interés para los accionistas de la empresa. Aunque puede sonar a acto muy formal se puede hacer de forma más distendida según cual sea la cultura de tu empresa.

Reuniones directivas

Al igual que en el caso anterior, puedes realizar también en este caso un original evento que te sirva  para discutir objetivos, estrategias y visiones de la empresa entre los miembros del consejo de administración de la misma pero de una forma que cree un mejor clima.

Ferias

Para cuando necesites realizar una exposición en la que tu empresa pueda mostrar  sus productos y/o servicios.

Aquí lo importante es crear un evento que consiga diferenciarte de los demás para llamar la atención de los visitantes.

Fiestas

Por qué no, también puede convertirse en un escenario perfecto si el mensaje está bien trabajado.

Hay muy buenos ejemplos de fiestas relacionadas con algún tipo de hito o evento anterior que se convierte en cita obligatoria para determinados públicos relacionados con tu empresa.

PEORES Y MEJORES FECHAS PARA LOS EVENTOS DE TU EMPRESA

Escoger la mejor fecha para planificar tu evento corporativo es una de las primeras cosas que tendrás que tener en cuenta. La elección de un día u otro puede tener bastante peso en su éxito o fracaso.

El tipo de evento, el horario del mismo, su temática y formato son aspectos claves que deberás valorar a la hora de definir la mejor fecha.

Una buena forma de empezar a organizar tu calendario es descartar los días que no deberías escoger. Una vez que hayas descartado varias, te será mucho más sencillo encontrar la fecha idónea para que el evento de tu empresa sea un éxito total.

Peores fechas para celebrar un evento corporativo

Aunque esto no es absoluto, estas son algunas de las fechas que deberías descartar a la hora de planificar la próxima reunión de tu empresa:

  • Vacaciones, festividades o puentes: parece algo obvio pero a veces se pasa por alto. Revisa el calendario de festividades  para tachar estas fechas de la lista si no quieres acabar solo.
  • Días señalados: ya sea por un tema cultural, político, deportivo, social o coyuntural deberías eliminar aquellas fechas que estén ligadas a algún tipo de compromiso. Por ejemplo: día de votaciones, final de la Champions o celebración de un Maratón.
  • Lunes: aunque pueda parecer una tontería, el lunes no suele ser un buen día para la organización de ningún tipo de evento.  En el ámbito profesional los lunes suelen ser los días reservados para ponerse al día después del fin de semana y organizar los objetivos y tareas de la semana.
  • Coincidir en fechas con la competencia: podría parecerte que no debes darle mayor importancia pero si buscas repercusión mediática deberías optar por no llevar a cabo tu evento el mismo día que tus principales competidores.

Mejores fechas para celebrar tu evento corporativo

En el otro lado del calendario nos encontramos con los días más idóneos para este tipo de celebraciones:

  • Miércoles, jueves y viernes: ha pasado el duro comienzo de la semana y la gente está de mejor humor por la proximidad del fin de semana. En el sector profesional esto son los días más escogidos porque no rompen la rutina de trabajo.
  • Octubre: según algunos estudios, Octubre es el mes en el que más se viaja por razones de trabajo. Puede que sea algo parecido a los días de la semana: ya pasó el duro inicio del año, hemos disfrutado de las vacaciones y estamos más predispuestos a redoblar los esfuerzos para cerrar un gran año profesional.
  • Días conmemorativos: hacer coincidir la fecha del evento con un momento neurálgico de la compañía puede sumar muchos puntos. El evento será más memorable y los propios asistentes estarán más predispuestos por la fecha en cuestión.

PRINCIPALES TENDENCIAS EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Los eventos corporativos distan mucho hoy en día de los que se celebraban hace solo unos pocos años.

A día de hoy, dos son los ejes principales en torno a los que pivotan la organización de este tipo de eventos:

  • El destinatario del mismo como punto central de toda la organización: la finalidad del evento es agradar al asistente.
  • La incorporación de nuevas tecnologías en todas las fases de organización de los eventos empresariales.

Por ello, estos son algunos de los puntos más importantes que tendrás que tener en cuenta a la hora de planificar el próximo evento de tu empresa:

Ten clara la estrategia de tu evento

Seguir una estrategia es la base para el éxito de cualquier empresa o proyecto.

Pero, además, ya no basta con una estrategia aislada para el propio evento sino que éste tiene que estar alineado dentro de los objetivos globales de la empresa.

Debes tener en cuenta diversos aspectos para que tu evento se encuentre totalmente integrado en la visión empresarial: presupuestos, organización, recursos, etc.

Haz uso de las nuevas tecnologías

Cada vez vemos eventos más sofisticados en lo que al uso de nuevas tecnologías se refiere.

Y esto no es solo para grandes eventos de enormes multinacionales que aglutinan a miles de personas. Puede que quieras celebrar un evento sencillo con unos pocos y cercanos asistentes. En cualquier caso, el uso de tecnologías tanto por parte de los organizadores como dotar a los asistentes de las mismas, es absolutamente necesario: apps específicas para eventos, redes sociales, realidad virtual, inteligencia artificial, robótica, imagen, sonido…

Por el foco en el bienestar y la seguridad de los asistentes

Como ya hemos comentado, en los últimos años el eje de los eventos corporativos ha pivotado hacia el asistente a los mismos.

Y por ello, para lograr el éxito total debes tener en cuenta sus necesidades. Preocúpate de incluir una buena oferta de catering, actividades lúdicas y momentos de relax.

Si tú te centras en los participantes, tu evento será único y lograrás que el asistente esté más predispuesto y  sea mucho más receptivo a tu mensaje.

La importancia de la creatividad y la originalidad

Ya te lo venimos contando. Los eventos corporativos vuelven a estar de moda y rara es la empresa que no programa al menos uno en su calendario anual.

Debes desmarcarte de tu competencia, crear un evento único y especial que transmita el mensaje que pretende acorde con la imagen de marca y los valores empresariales.

Para esto es imprescindible dejar paso a la creatividad y no tener miedo a innovar.

Mide y evalúa

La realización de un evento dentro de la empresa no es un hecho al azar sino que persigue una finalidad muy concreta en cada caso.

No te va a servir de nada celebrar un evento y pensar que éste termina el mismo día de su celebración. Hay un trabajo post evento que es casi tan importante como el que conlleva la organización del mismo.

Debes monitorizar el evento, realizar un buen seguimiento y medir los resultados del mismo para poder sacar las conclusiones oportunas y tomar las decisiones que correspondan de cara a los próximos eventos.

Aprovechando las posibilidades que nos ofrece el big data y las nuevas tecnologías, podrás evaluar los resultados del act con mayor detalle y precisión.

Los datos a analizar vendrán determinados por los objetivos marcados a la hora de decidir organizar el evento: comentarios, asistentes, ventas o contactos posteriores, presencia en redes sociales,  menciones en distintos tipos de medios, etc.

Los eventos corporativos se están convirtiendo en los últimos años en una de las mejores formas de marketing con que puede contar una organización.

Sus ventajas son tantas que cada vez más empresas se deciden a organizar uno o varios eventos a lo largo del año.

Sin embargo, la organización de una cita de estas características no siempre es sencilla y el éxito de la misma puede depender del correcto desarrollo del acto.

Si quieres contar con un buen colaborador que te ayude a  lograr los objetivos perseguidos con tu próximo evento, no te valdrá con contratar cualquier organizador de eventos. Asegúrate de contar con un profesional en este tipo de servicios para empresas con experiencia en la celebración de actos corporativos.

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