HERRAMIENTAS PARA EL DUTY OF CARE
El “Duty of Care” o Deber de Protección es más que una obligación moral, es un requisito legal.
Las obligaciones de las empresas en materia de protección son variadas, como, por ejemplo, garantizar un ambiente de trabajo seguro implementando políticas y procedimientos adecuados para mitigar cualesquiera riesgos a los que los empleados puedan estar expuestos durante la jornada laboral, en la oficina y también en sus viajes profesionales.
Es obligatorio que los empleados reciban la información, formación y apoyo para lograr el cumplimiento de las políticas de la empresa sobre la materia.
La incapacidad de implementar medidas efectivas para gestionar las responsabilidades derivadas de este deber de protección puede tener implicaciones económicas y reputacionales importantes. Pero además de ello, sin duda repercutirá negativamente en la productividad de la plantilla llegando incluso a la pérdida de talento.
El deber de protección de las empresas españolas se hace extensivo a las situaciones en las que la empresa desplace a empleados para cumplir con las obligaciones profesionales que le sean confiadas. Por tanto, dicha obligación de protección se extiende durante todo el periodo de tiempo que el empleado reside en el nuevo destino, así como cuando se encuentre viajando por razones profesionales, especialmente cuando el empleado debe someterse a las decisiones de su compañía en materia de residencia y transporte.
Dado que muchas organizaciones están implementando programas de gestión de riesgos de viaje para apoyar sus requisitos de «deber de atención» desde una perspectiva moral y legal, la pregunta clave es, ¿cómo puede una empresa prestar servicios directa e inmediatamente a los empleados en caso de emergencia en cualquier parte del mundo?
Los avances tecnológicos permiten a las empresas hoy en día una más segura y eficaz puesta en marcha de medidas para garantizar el cumplimiento del Duty of Care.
Como Travel Manager estos avances en tecnología de viajes te proporcionan la capacidad de localizar y comunicarte rápidamente con los empleados de todo el mundo en tiempo real durante una emergencia o un incidente de seguridad.
Desde la perspectiva del trabajador, el uso de este tipo de herramientas significa que podrá acceder a información relevante para el país en el que realiza sus actividades profesionales, así como recibir alertas en tiempo real en caso de que ocurra un incidente.
Lejos de ver estas herramientas como un sistema de control, deben valorarse como parte de un programa de riesgo de viaje que beneficiará a empresa y empleado a partes iguales.
Algunas de las buenas prácticas, que como Travel Manager debes instaurar en tu política de viajes, son:
- Asegurar la correcta evaluación y preparación para afrontar los riesgos que implican los viajes de trabajo a lugares remotos o a lugares con complicaciones adicionales, incorporando medidas encaminadas a minimizar los riesgos potenciales.
- Proporcionar a los empleados que realizan viajes profesionales las herramientas necesarias para anticiparse a los riesgos a los que se pueden exponer y facilitarles un acceso fácil y rápido a la asistencia sanitaria de emergencia o a la asistencia en materia de seguridad, incluyendo alertas e información en tiempo real.
Y te preguntarás ¿cómo puedo lograr de la forma más fácil y eficiente cumplir con estos compromisos?
Estás de enhorabuena porque los avances tecnológicos pueden ayudarte con ello.
Aquí encontrarás algunas herramientas que facilitarán tu tarea de proteger a los empleados durante sus viajes de trabajo Clic para tuitearHERRAMIENTAS QUE FACILITAN EL DUTY OF CARE
Aplicaciones para smartphones
Vale la pena que tu empresa invierta en algún software de aplicación móvil con GPS para asegurar que se pueda comprobar el paradero de los empleados cuando viajan.
Esto proporcionará a todos los miembros del equipo la capacidad de comunicarse de forma segura e inmediata en caso de una emergencia.
Hoy en día hay multitud de aplicaciones entre las que podrás elegir que, instaladas en los smartphones profesionales de tus empleados, permitirán la fácil localización del mismo en caso de necesidad.
No obstante, este tipo de medidas no están exentas de controversia. Por eso, es fundamental un uso adecuado y racional de las mismas así como que se mantengan la transparencia y la puesta a disposición del empleado de la información sobre su uso como normas de conducta empresarial.
Portal de riesgos online
Tener acceso vía web a los diferentes riesgos según el lugar del viaje, proporciona a tu empresa una gestión instantánea y continua de la exposición al riesgo de los viajes.
Dicen que la información es poder y en este caso es totalmente acertado. Saber de antemano a qué tipo de riesgos pueden estar sometidos tus trabajadores en el destino de su viaje te permitirá anticiparte y poner en marcha medidas que los anulen o minimicen.
Esto es beneficioso tanto para la empresa como para el viajero ya que ambos podrán estar al tanto y al día de cualquier tipo de incidencia o riesgo factible en el lugar del desplazamiento.
Cualquier persona se mostrará más proclive a realizar un viaje profesional a una zona que pueda ser tenida como conflictiva si ve que su empresa ha tenido en cuenta esta situación y ha tomado las precauciones oportunas.
Utiliza la Tecnología de «mapas de calor»
La tecnología Heat Map te permitirá como Travel Manager ver rápidamente el paradero global de tus viajeros en una sola vista.
Al mismo tiempo, serás capaz de entender si tus trabajadores se encuentran en una zona de alto, medio y bajo riesgo.
Con esta información en tu poder, tomar determinadas decisiones de viaje y poner en marcha mecanismos paliativos será más sencillo.
Una vez que lo pruebes se convertirá en una herramienta indispensable a la hora de priorizar los riesgos asociados a los lugares de viaje. Es una forma muy visual de tener presentes y controlados todos los posibles riesgos asociados a los viajes corporativos.
Asesoramiento en consultoría
Contar con un proveedor de viajes de negocios que asesore a tu empresa no solo te facilitará el trabajo sino que te proporcionará la confianza de hacerlo de forma segura tanto para la empresa como para los trabajadores.
Tu agente de viajes de negocios te asesorará sobre los últimos avances tecnológicos relacionados con el deber de cuidado y la gestión de riesgos además de encargarse de gestionar el viaje de negocios de forma más eficaz.
Menos tareas para ti y la tranquilidad de contar con un especialista de calidad.
Alertas de viaje en tiempo real
El que, tanto el empleado desplazado por motivos de trabajo, como tú como Travel Manager recibáis notificaciones de posibles “alertas” en tiempo real que sean relevantes y que provengan de fuentes creíbles, tiene un valor innegable.
Por un lado, estarás cumpliendo con tu deber de protección. Pero además te facilitará la posibilidad de actuar rápidamente ante cualquier emergencia o incidencia que pudiera acontecer durante el desplazamiento de tu empleado.
Para recibir este tipo de notificaciones puedes darte de alta en los servicios que ofrecen oficinas de extranjería, en los boletines de actualizaciones de las aerolíneas o en páginas de noticias sobre la materia.
Si cuentas con un proveedor de viajes especializado en business travel, disponen de este tipo de servicios de alertas de viaje para que esta sea una cosa menos de la que preocuparte.
Algunas de las notificaciones más habituales que puedes necesitar tener al día pueden ser actualizaciones de huelgas, alertas meteorológicas, cambios en vuelos, evolución de posibles conflictos políticos/militares…
Elaboración de informes de viaje
Como Travel Manager deberás asegurarte no solo de los viajes en tiempo real, sino que todas estas herramientas que te venimos comentando deben utilizarse en materia de prevención para elaborar informes que posibiliten determinar futuros riegos o riesgos en futuros desplazamientos.
Utiliza toda la información que vas recabando para elaborar una guía que permita tener actualizada la situación de los diferentes destinos de viaje habituales en tu empresa para que sea más sencilla y eficaz la creación e implementación de la política de viajes.
Cuanta más información recojas y mejor sistematizada la tengas, más sencillo será detectar cualquier tipo de riesgo para tus empleados, incluso con antelación a la consideración del viaje.
Saber de antemano dónde, cómo y cuándo viajar por razones de trabajo puede suponer un importante ahorro para tu empresa.
Creación y sistematización de Procesos
Sin duda la utilización de una o más de estas herramientas por si solas no tiene la eficacia que se alcanza cuando cuentas con unos procesos estandarizados que integran todas ellas en una política de viajes bien estructurada.
Además, no bastará con crear ese proceso sino que será imprescindible que éste sea conocido por todos los agentes implicados en el mismo.
Si tus trabajadores no conocen cuáles son las herramientas y los procesos que pueden ayudarle a prevenir o solventar cualquier riesgo durante sus viajes de trabajo, resultará prácticamente improductiva cualquier medida que se decida poner en marcha.
Puedes contar con la ayuda de un buen consultor de business travel que te apoye en la verificación de los procesos actuales. Desde cómo hacer inicialmente una reserva hasta una revisión completa de las directrices de viaje, con análisis de los puntos débiles en cualquier proceso de riesgo de viaje.
¿Tienes alguna preocupación a la hora de gestionar el deber de protección de tus trabajadores cuando viajan? ¿te surge alguna duda sobre la implementación del programa de riesgos de viajes?
Si es así, no dudes en ponerte en contacto con nosotros, estaremos encantados de ayudarte.
También puedes ayudar a nuestros lectores comentando qué herramientas te facilitan tu trabajo a la hora de proteger a los empleados durante sus viajes de trabajo. Cualquier idea siempre es bienvenida.