Cuando una empresa utiliza un proceso que no ha sido diseñado específicamente para su forma de viajar, lo que acaba ocurriendo es que ni los viajeros corporativos ni los travel managers consiguen satisfacer sus necesidades.

• La reserva de viajes requiere interminables hilos de correo electrónico que dificultan la productividad  y se muestra ineficiente.
• El equipo de administración está sobrecargado de trabajo y estresado por la gestión de todos los preparativos de viaje, las solicitudes de reserva, los cambios de vuelo y las cancelaciones.
• El equipo de finanzas está al límite tratando de averiguar quién gasta dinero en qué viajes y por qué.
• El equipo de operaciones pasa horas elaborando una política de viajes que nadie lee.
• El equipo de finanzas supervisa cada reserva de viaje para controlar el gasto de la única manera que conoce: microgestionando.
• Los viajeros no tienen la libertad de elegir el viaje exacto que desean, como harían al reservar su viaje personal.
• Los viajeros se quejan de que se les obliga a reservar los viajes, y a menudo, lo hacen al margen de la política de la empresa.

Problemas a los que se enfrentan los viajeros

• Si utilizan sitios de reserva de los consumidores: Necesidad de comparar varios sitios web y pagar de su bolsillo. O enviar correos electrónicos de ida y vuelta al administrador que hace la reserva. No hay apoyo para los problemas en el camino.
• Si emplean software corporativo tradicional: Experiencia de usuario torpe que los viajeros no disfrutan. Servicio de atención al cliente deslocalizado, que suele ser la principal frustración en las opiniones de los clientes.

Problemas a los que se enfrentan los Travel Manager

• Si utilizan sitios de reservas para consumidores: Muchos correos electrónicos de ida y vuelta al reservar para los viajeros. No hay apoyo; están abrumados por los problemas, los cambios y las cancelaciones.
• Si emplean software corporativo tradicional: Demasiado complicado y cargado de funciones. Imposible controlar los viajes cuando los viajeros no quieren utilizar la herramienta.

Problemas a los que se enfrentan los equipos de finanzas

• Si utilizan sitios de reserva para consumidores: precios aparentemente buenos, pero no reembolsables; tasas por cancelaciones y cambios (algo habitual en los viajes de negocios). Gestión manual de gastos, reembolsos y seguimiento del inventario. Imposible garantizar el cumplimiento de la política de viajes.
• Si emplean software corporativo tradicional: costoso. Carece de vuelos y hoteles de bajo precio disponibles en línea. A los viajeros no les gusta la experiencia de usuario del software, por lo que acaban reservando en otro sitio por política.

En entornos tan desafiantes y cambiantes como el actual, no podemos seguir gestionando los viajes corporativos como lo veníamos haciendo en el pasado.

Actualmente los viajes de empresa se asientan en pilares como:

• Confianza: confía en los viajeros para que reserven utilizando el proceso y la política aprobados, y facilítales la tarea.
• Transparencia: permitiendo a los viajeros ver lo que pueden gastar y elegir en consecuencia, y a los equipos financieros y administrativos ver lo que se está reservando y por qué.
• Simplicidad: crea un proceso que funcione y satisfaga las necesidades de todos.
• Impacto y sostenibilidad: es primordial medir el impacto de los viajes de negocios en la empresa y reducir los viajes innecesarios que dejan a los viajeros agotados y a las empresas con gastos innecesarios.

Si tenemos claras estas bases y creamos un programa de viajes corporativos que las tengan en cuenta, conseguiremos solucionar los problemas citados anteriormente, conseguir un mejor retorno de estos viajes y una mayor satisfacción de todas las partes implicadas en el proceso.

Sea cual sea el tamaño de tu empresa y el volúmen de viajes que realicéis, estos pasos te ayudarán a gestionar los viajes corporativos:

1. Elegir una herramienta de reservas inteligente

No es de extrañar que, con la llegada de los sitios de reservas online, las empresas de todo el mundo hayan empezado a reservar viajes en sitios de consumidores.

Pero ¿sabes qué ocurre cuando una empresa utiliza herramientas de consumo para reservar viajes? El travel manager carece de supervisión y los departamentos financieros se ven obligados a microgestionar el gasto en viajes de todos los departamentos, de forma excesivamente conservadora y controladora.

No se puede conseguir la transformación sin la tecnología. El primer paso para gestionar los viajes de forma moderna es seleccionar una herramienta basada en la confianza, la transparencia y la sencillez.

Estas son las principales características que debe buscar en su nueva plataforma de gestión de viajes:

• Autorreserva dentro de la política: confía en tus viajeros para que reserven lo que necesitan, y establece políticas y parámetros
• Facturación consolidada: la posibilidad de obtener una factura mensual para todos los viajes de un proveedor, en lugar de tenerla repartida por la web
• Informes sobre los gastos de viaje: fácil acceso para todos los miembros del equipo financiero y administrativo que necesiten hacer un seguimiento de los detalles del itinerario de viaje y de los gastos por centros de costes, etiquetas o rótulos
• Proceso de reserva fácil que los viajeros quieran utilizar: la consolidación de facturas y la elaboración de informes precisos son imposibles si los empleados quieren hacer trampas con la herramienta aprobada, así que elija una herramienta que sea fácil de usar con una experiencia de usuario de nivel de consumidor. Haz que toda la experiencia de viaje, desde la reserva hasta la vuelta a casa, sea lo más fácil y fluida posible.
• Un gran inventario: asegúrate de que la plataforma que utilizas tiene todas las opciones disponibles que puede encontrar en línea y que la empresa se compromete a añadir más inventario. No es algo secundario.

2. Garantizar la asistencia en viaje 24 horas al día, 7 días a la semana

Ofrecer asistencia para viajes las 24 horas del día, los 7 días de la semana, no es fácil para el equipo interno de la empresa. Puedes recibir cancelaciones, cambios y otras solicitudes por la noche y los fines de semana, o que estas cosas consuman tu jornada laboral de modo que tengas que trabajar más horas para terminar proyectos importantes.

Y, si no estás disponible para ayudar, los viajeros se quedan atrapados esperando a que se solucionen los problemas y, en última instancia, esto cuesta tiempo y dinero a la empresa. La solución lógica es confiar en un socio que pueda prestar asistencia a los viajes las 24 horas del día, los 7 días de la semana, para que tú, como director de oficina o gestor de viajes, no tenga que hacerlo.

Estos son los requisitos que hay que buscar en el soporte de viajes:

• Disponibilidad 24 horas al día, 7 días a la semana
• Facilidad para contactar con una persona real
• Seguimiento garantizado
• Soporte en el idioma nativo
• Escalada rápida para los grandes problemas

Muchos directores de oficina y travel managers siguen ocupándose de los viajes (y de todos sus problemas de última hora), y eso está muy bien. La cuestión es tener un socio que esté disponible cuando tú no lo estés para que pueda elegir lo que es importante para ti y dónde obtener ayuda.

Además de obtener cobertura para la asistencia rutinaria de los viajes, como los cambios y las cancelaciones, también querrás buscar ayuda para reservar viajes en grupo. Los viajes grandes de 8 o más personas pueden suponer una gran carga para el equipo de gestión de la oficina. Cuando busques partner, compruebe si te ayudan a reservar viajes en grupo, incluso a negociar el precio.

3. Crear políticas y flujos de trabajo de aprobación

La automatización de su política de viajes crea un trío de beneficios en sus procesos de gestión de viajes de negocios.:

• Aumenta el cumplimiento de la política de viajes y la mantiene en todo momento
• El equipo administrativo ahorra tiempo porque ya no tiene que reservar todos los viajes
• Los viajeros experimentan la libertad de reservar por sí mismos.

Para la mayoría de las empresas, estos son los factores básicos que requiere su política de viajes o programa de viajes de negocios:

• Coste máximo del billete de avión
• Coste máximo por hotel y noche
• Cantidad mínima de días reservados con antelación
• Clasificación por estrellas del hotel
• Clase de vuelo permitida

Pero eso es solo el principio. Puedes ser más específico, como establecer un claro control de costes de los hoteles por ciudad, por ejemplo.

Flujos de trabajo de aprobación

A la hora de configurar las políticas de viaje automatizadas, tienes diferentes opciones para ser estricto o indulgente. Aquí hay 3 estilos muy diferentes, cuando se trata de automatizar políticas y aprobar viajes que están fuera de los límites:

• No se requiere aprobación para ningún viaje
• Aprobación requerida para algunos viajes
• Se requiere aprobación para todos los viajes

Si un viajero intenta reservar un viaje que está fuera de la política, necesitas tener un proceso de aprobación simple. El viajero debe poder solicitar la aprobación dentro de la aplicación, que notificará al administrador.

A continuación, hay que decidir quién aprueba los viajes: ¿el director de la oficina, el travel manager de la empresa, el director financiero o varios jefes de departamento?

Para un administrador que apruebe regularmente los viajes, una de las cosas más útiles es una plataforma que le muestre todos los viajes que están esperando su aprobación justo dentro del tablero. De esta manera, tienes una ubicación central para cada viaje que aún está en proceso y nunca tienes que buscar nada en tu correo electrónico.

4. Organizar y utilizar los datos de los gastos de viaje

La gestión eficaz de los viajes no es solo cosa de su equipo de administración. La gestión de los gastos en colaboración con sus equipos de finanzas y operaciones también es realmente importante porque necesitas que los informes de gastos de viaje no solo sean precisos, sino también reveladores.

Utilizando centros de costes, etiquetas y asegurándose de que todos sus viajes están disponibles en la herramienta de informes, puedes generar informes inteligentes que ayudarán al equipo financiero a identificar tendencias, fugas y oportunidades de optimización del presupuesto.

Centros de coste: asegúrate de que los gastos de viaje se cargan a las cuentas correctas y de que se realizan informes de gastos precisos.

Etiquetas: ¿hay algún filtro importante que el equipo financiero deba tener al ver los informes de gastos de viaje? Por ejemplo, ¿os gustaría que cada viaje se etiquetara por equipo o por proyecto? Decídelo de antemano para que el sistema de etiquetado pueda aplicarse con claridad desde el principio.

Mantener todos los viajes en un solo lugar: para obtener datos precisos sobre los viajes, es necesario mantenerlos en un solo lugar, siempre que sea posible. Trabaje con una solución de gestión de viajes que se integre con los proveedores que interesan a su empresa.

5. Mejorar la colaboración entre administración y finanzas

Esto es lo que quiere y necesita el equipo de finanzas:

• Proceso de aprobación simplificado: si el proceso de aprobación requiere la intervención del travel manager y del equipo financiero, intenta que sea lo más fluido posible.
• Facturas de fácil acceso: el equipo financiero necesita tener todas las facturas rápidamente para poder conciliar los gastos y establecer procesos de reembolso claros. La mejor manera de hacerlo es utilizar una plataforma que consolide los gastos de viaje en una sola factura mensual.
• Capacidad para hacer un seguimiento instantáneo de los gastos: consolidar todos los gastos de viaje en una sola plataforma para poder generar informes sobre lo que se gasta, por quién y por qué (cuando se utilizan etiquetas).
• Ahorro de costes en los viajes :no pagues más como empresa de lo que pagaría un consumidor solo por no contar con las herramientas necesarias.

La actualización del proceso y los sistemas de gestión de viajes es un esfuerzo que involucra a una parte importante del equipo, como pueden ser el gestor de viajes de la empresa, el director de la oficina o el equipo de la oficina, el Jefe de operaciones / Director de Operaciones, el director financiero, el CEO o Director General, desde luego el panel de empleados que viajan con frecuencia…

Gestionar los viajes corporativos exclusivamente con los recursos internos de la empresa supone un gasto enorme de dichos recursos así como, dependiendo del tamaño, la imposibilidad de prestar algunos servicios esenciales (por ejemplo y como se ha comentado anteriormente, la asistencia al viajero 24 horas al día durante los y días de la semana).

Una empresa de gestión de viajes se encarga de todo lo relacionado con la gestión de viajes, o de dar a sus empleados las herramientas que necesitan para gestionar los viajes en una fracción de tiempo. Esto puede incluir:

• Autorreserva dentro de la política
• Reserva de grupos
• Apoyo a los viajes
• Informes de gastos de viaje
• Creación de la política de viajes
• Seguimiento del presupuesto de viajes
• Etiquetado y categorización de los gastos de viaje
• Asistencia 24/7

De esta forma, conseguirás de manera sencilla y ágil lograr los anteriores objetivos con un ahorro de costes por una mejora en la eficacia y en la eficiencia.

Todo ello sumado a la tranquilidad de tener la garantía que supone contar con el apoyo y colaboración de un experto en la materia.