La inteligencia de datos sobre viajes se refiere a la práctica de utilizar tecnologías inteligentes para analizar masas de información de modo que puedan traducirse en conocimientos específicos.

Por lo general, se trata de informar sobre el gasto y su evolución en el tiempo. Esta inteligencia de datos puede ayudarte a controlar el gasto y, en consecuencia, a reducirlo para ahorrar recursos de la empresa. No solo puede ayudar a reducir el gasto, sino que también puede utilizarse para mejorar los servicios y las experiencias, según se trate de un gestor de viajes o de un viajero de negocios.

En el mundo de los viajes, siempre tenemos que adaptarnos. Por ello, no podemos confiar únicamente en los datos sobre el gasto para obtener información sólida. Tenemos que examinar diferentes categorías de información, así como el comportamiento de los viajeros, para asegurarnos de que el resultado final satisface las expectativas de todas las partes implicadas.

Cuanto mayor sea la cantidad de datos sobre viajes que tengamos, más capaces seremos de tomar decisiones bien informadas y de calidad.

Con los datos adecuados, las empresas pueden beneficiarse de una información enriquecida, que les proporciona mayores conocimientos para mejorar sus prácticas y políticas. Esto puede abarcar cualquier cosa, desde ser más sostenible hasta cumplir la legislación y respetar las restricciones. Estas ventajas no son ni mucho menos limitadas: a continuación se indican algunas de las que puede esperar cuando invierte en datos sobre viajes de negocios:

Optimización del gasto

Como hemos mencionado, el gasto sigue siendo un elemento central de los datos de viajes que puede utilizarse para controlar otras operaciones dentro de una empresa. Al hacer un seguimiento de los gastos de viaje en tiempo real, se pueden identificar las áreas a las que asignar, recortar y aumentar los costes cuando sea necesario.

Presupuesto

Debido a que los viajes se reservan a través de muchas plataformas, es difícil para los equipos de finanzas prever y proyectar con precisión el gasto en viajes de la empresa.  Con todos los datos de sus viajes de negocios en un lugar de fácil acceso, este es un trabajo fácil con la que  permitirá que este tiempo se dedique a tareas de mayor valor añadido.

Rentabilidad del cliente

Ser capaz de capturar todos los costes y calcular la verdadera rentabilidad de un cliente o de un contrato es el gran objetivo del equipo financiero.  Con una buena gestión de recogida y análisis de los datos, diferenciados por distintos tipos de partidas, la rentabilidad se puede calcular con mayor precisión y esto permite tomar decisiones más precisas.

Seguridad y localización del viajero

Una buena recogida y análisis de datos de viaje ofrece a los viajeros una visión concisa de los riesgos de seguridad, viaje, política y salud antes de reservar cualquier viaje. Durante el viaje, es importante estar informados con alertas de riesgo globales 24 horas al día, 7 días a la semana, que informen de cualquier peligro inmediato en su zona. Los datos precisos de localización ayudan a los gestores a ver quién está afectado, de modo que el viajero se sienta siempre respaldado. Esto es especialmente relevante y vital para los viajeros de negocios en la situación de pandemia a la que nos enfrentamos actualmente.

Solicitudes de información

Pero también es importante no perder más tiempo del necesario recopilando la información requerida para, por ejemplo, temas fiscales o relacionados con los seguros contratados.

Lo realmente relevante es poder disponer de esa información valiosa de modo claro y sencillo. Por eso es importante contar con un buen gestor de viajes corporativos que nos facilite esta información de forma precisa y organizada.

Transformación digital y automatización

Los datos de los viajes de negocios dan la libertad y la flexibilidad para centrarse en tareas más urgentes, en lugar de perder tiempo y dinero elaborando manualmente informes después del viaje. Con la automatización, puedes invertir tu energía en otras formas de mejorar el negocio, ya sea interna o externamente.

Ahora que conocemos los beneficios de la gestión de los datos de los viajes de negocios, es importante elaborar una estrategia para que esta información mantenga a tu empresa en línea con sus objetivos.

Si estás empezando (o aún no lo has hecho) a medir los datos de tus viajes corporativos, estos son los primeros pasos que debes de dar:

1. Identifica metas y objetivos

Siempre es útil empezar con el fin en mente. Al mirar los datos y pensar en los análisis de viajes que serían útiles, considera tus metas y objetivos relacionados con los viajes y los de tu empresa.

Estás interesado en:

• ¿Mejorar la seguridad de los viajeros?
• ¿Reducir el fraude en los gastos?
• ¿Negociar mejores contratos con los proveedores?
• ¿Cumplir los objetivos de responsabilidad social corporativa?
• ¿Algo más?

Independientemente de cuáles sean, deja que tus metas y objetivos impulsen tu estrategia de análisis de viajes.

A menudo es útil pensar en términos de un panel de control. Si pudieras crear un cuadro de mandos de análisis de viajes, ¿qué información te gustaría que te proporcionara de un vistazo? Con el cuadro de mandos adecuado, podrás medir el rendimiento y el éxito continuos a medida que avanzas hacia tus objetivos.

2. Haz tus propios números

Mucho antes de elegir y establecer una plataforma de gestión de datos, intenta analizar los números que ya están disponibles.

Es probable que estés rodeado de datos sobre viajes que solo esperan ser analizados. Elije una de tus metas u objetivos y mira qué datos puedes encontrar relacionados con ella. Empezar a trabajar por tu cuenta le ayudará a hacer tres cosas:

En primer lugar, es bueno mostrar a los principales interesados la información que existe y el poder que tiene. En segundo lugar, un análisis temprano de los datos puede ayudarte a identificar las lagunas en su información y dónde tienes que empezar a capturar datos adicionales. Y, por último, un análisis temprano de los datos te ayudará a comprender el compromiso de tiempo que requiere la analítica de viajes.

Es bueno mostrar a los principales interesados la información que existe y el poder que tiene. Un análisis temprano de los datos puede ayudarte a identificar las lagunas en tu información y dónde necesitas empezar a capturar datos adicionales.

3. Disfruta de los ahorros potenciales

Una vez que hayas establecido las metas y los objetivos, y una vez que hayas calculado algunos números iniciales, deberías desarrollar una idea de dónde está perdiendo oportunidades tu empresa.

La búsqueda de ahorros potenciales permite dos cosas. En primer lugar, te permite comparar tu gasto en viajes con el de la competencia. Y, en segundo lugar, el potencial de ahorro es una buena forma de presentar un argumento comercial a los principales ejecutivos.

Así que utiliza los dos primeros pasos anteriores para encontrar ahorros potenciales, crea un plan para realizarlos rápidamente y, a continuación, comparte ese plan con la dirección de la empresa. La mayoría de las empresas pueden ahorrar hasta un 20% identificando los ahorros potenciales y realizando los ajustes necesarios para conseguirlos.

Este proceso de tres pasos puede ser rentable a largo plazo de muchas maneras. Pero ¿qué tipo de resultados reales puedes esperar de la creación de un plan de análisis de datos y viajes?

A continuación, encontrarás tres formas en las que la analítica de viajes de calidad puede reportar grandes beneficios:

Gastos excesivos: la analítica de viajes podría ayudar a tu empresa a identificar a los viajeros específicos que gastan más de la cuenta con regularidad.

Coste total del viaje: la analítica de viajes puede extraer datos de múltiples fuentes, lo que permite crear un coste total del viaje para compararlo con el cumplimiento y la creación del ROI de un viaje.

Seguimiento en tiempo real: todos tenemos presupuestos. Los análisis de viajes pueden ayudarte a crear una comparación instantánea de los gastos frente al presupuesto a la que puedes acceder siempre que lo necesites.

Tras muchos años de experiencia, estas son algunas de las mejores prácticas que se pueden seguir:

Utilizar puntos de referencia para medir el rendimiento

Establecer indicadores clave de rendimiento (KPI) con los que compararse, ya sea para alinearse con el rendimiento pasado, con otros competidores o con los estándares que se aspira a alcanzar, proporciona un punto de referencia para su estrategia. De este modo, podrá empezar a obtener una visibilidad y un conocimiento reales antes de empezar a planificar tu programa de viajes.

Establecer objetivos que cumplir

Los datos y los informes deben reflejar siempre los objetivos del programa de viajes. Con estos KPIs mencionados anteriormente, se pueden establecer objetivos realistas a cumplir. Puede ser que quieras reducir el gasto, minimizar la fricción de los viajeros o ser más sostenible; sean cuales sean, definirlos te ayudará a racionalizar mejor tu estrategia de viajes.

Obtener información de su gestor de viajes de negocios

Los especialistas en viajes son responsables de añadir valor estratégico a los programas de viajes. No solo ofrecemos apoyo personalizado, sino que también mostramos las formas más innovadoras de utilizar las soluciones digitales para que tengas tiempo de centrarte en tomar decisiones de viaje inteligentes.

En definitiva, una estrategia de datos de viajes es esencial para gestionar con precisión los datos y análisis de los viajes de negocios.