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5 ERRORES EN LOS VIAJES DE NEGOCIOS QUE PUEDES EVITAR FACILMENTE
CÓMO EVITAR ERRORES EN TUS VIAJES DE NEGOCIOS

Viajar puede ser estresante en ocasiones.

Cuando se trata de negocios, este estrés puede verse incrementado porque no viajas con la intención de obtener unas merecidas vacaciones relajantes.

Aunque hay algunos aspectos del viaje que están fuera de tu control, puedes asegurarte de que tu viaje transcurra sin  mayores problemas planificando con anticipación algunas cuestiones clave.

Desde IAG7 Viajes vamos a ayudarte a deshacerte del estrés innecesario evitando estos errores más comunes de viaje de negocios durante tu próximo viaje de trabajo.

¡Vamos a ello!

NO CREAR UN PRESUPUESTO DE VIAJE RENTABLE

Uno de los errores más comunes en las empresas es no presupuestar correctamente los viajes de negocios o, en algunos casos, ni siquiera presupuestarlo.

El uso de una hoja de cálculo para estimar los costes de viaje (el transporte, el alojamiento y un presupuesto diario de alimentos) te evitará gastos excesivos e innecesarios.

Es muy importante comentar (o al menos informar) este presupuesto con los empleados que viajarán para que no excedan del importe previsto por accidente.

Si los gastos estimados para tu viaje te parecen demasiado altos, existen varias formas efectivas de reducir estos gastos de viaje de negocios. Clic para tuitear

Estas son algunas de ellas:

  • Si la distancia lo permite y aconseja, conducir puede ser más barato que volar.
  • Puede suponer un ahorro llevar las comidas planificadas de antemano: contratar menús cerrados en determinados establecimientos puede suponer una diferencia económica interesante.
  • Contratar los servicios tanto de alojamiento como de desplazamiento con una agencia especializada en business travel puede ayudarnos a gestionar mejor los costes: asesoramiento, aprovechamiento de ofertas, ventajas y beneficios (programas de puntos…)

EMPEZAR EL VIAJE SIN ATAR CABOS SUELTOS

No hay nada más desalentador que empezar algo con mal pie.
Si al llegar a tu destino de pronto te das cuenta que has dejado sin atender algún asunto importante en tu oficina, estarás preocupado y distraído durante todo tu viaje. Y eso, sin duda, te llevará a no aprovechar al máximo las reuniones o conferencias que te hayas programado.
Por eso, antes de partir de viaje asegúrate de:
  • Dejar encargadas tus tareas habituales a algún colaborador.
  • Que todo el equipo conozca tu calendario y horario de viaje así como los datos de contacto en destino. De esta forma, si hay algún tema urgente que solucionar, sabrán cuándo y cómo localizarte.
  • Destinar algún tiempo en tu agenda para revisar ciertos temas que puedan haber quedado pendientes o necesiten una resolución urgente durante tu viaje de negocios.

Si estás seguro de que todo seguirá funcionando a la perfección durante tu ausencia, viajarás mucho más tranquilo y podrás centrarte en el verdadero objetivo de tu viaje de trabajo.

NO PLANIFICAR UN ITINERARIO REALISTA Y DETALLADO

Nos vamos de viaje de trabajo y queremos aprovechar para hacer mil y una cosas. Eso está bien, productividad a tope.

Pero no es realista pensar que puedes administrar con éxito tu tiempo en destino sin un itinerario bien planificado.

El tiempo que va a durar tu viaje es limitado y por eso la clave del éxito está en planificar con el mayor detalle posible el itinerario de tu business travel y así no dejarte ninguno de los aspectos importantes en el tintero.

Para evitar desastres, es importante planificar un itinerario funcional con detalles de cada actividad y reunión. Esto significa que debes crear un horario sencillo y eficaz que incluya cada detalle de tu viaje. No olvides, entre otras cosas, planificar comidas, reuniones y tiempos de desplazamiento.

Un itinerario detallado te permitirá concentrarte mejor en tus obligaciones laborales importantes en lugar de preocuparse por cómo gestionar el tiempo durante tu viaje.

LLEVAR EQUIPAJE DE MÁS… O DE MENOS

Llevar equipaje de más o de menos es un error de novato cuando se trata de viajes de negocios.

Una vez que ya has planificado el time-line de tu viaje, usa este horario e itinerario para planificar tus atuendos y preparar el equipaje en consecuencia.

También es una buena idea verificar el clima antes de ponerte a hacer las maletas.

Planifique atuendos que sean fáciles de llevar en la maleta, que no se arruguen y que sean lo más versátiles posibles.

Si tienes pensado hacer ejercicio o realizar algo de bleisure durante tu viaje de negocios, no olvides meter también en la maleta ropa de entrenamiento y un par de zapatos cómodos.

El sobre-equipaje supondrá llevar una maleta más grande de la que necesitas, lo que acarreará un mayor coste al tener que facturar y una pérdida de tiempo considerable esperando la entrega de equipajes.

Tampoco es mucho mejor el llevar de menos, ya que puede hacer que tengas que comprar las cosas que necesita en el camino, pagando por ello un precio mayor e innecesario.

Planificar con anticipación exactamente lo que necesita te ahorrará tiempo y dinero durante su viaje. Si aún tienes dudas sobre qué debes llevar en el equipaje, aprende qué debes llevar en tu maleta de negocios.

PROGRAMAR EL VIAJE MÁS CORTO POSIBLE

Este es, sin duda, uno de los errores más comunes que se cometen con la idea de ahorro en mente; a más tiempo más gasto.

Aunque tus intenciones pueden parecer lógicas de primeras, la posibilidad de no tener suficiente tiempo para cumplir con tus obligaciones comerciales mientras estás fuera es un error perjudicial.

Para crear el itinerario de tu viaje de negocios ten en cuenta estos consejos Clic para tuitear
  • A la ida elige un horario de transporte que te permita llegar con tiempo de sobra a tus reuniones. Nada da peor imagen que la impuntualidad. Ten en cuenta que, en ocasiones, los vuelos pueden sufrir retrasos o puedes encontrar atascos en la carretera.
  • A la vuelta, asegúrate de darte el tiempo suficiente para llegar al aeropuerto o estación después de tus reuniones. Ya sabes que los horarios de reunión a veces son orientativos y que estas pueden alargarse más de lo previsto; ¿vas a abandonar la reunión porque tu avión o tren sale antes de que esta termine?
  • A veces hacer noche en el destino es aconsejable. Si la reunión es temprano en la mañana o está previsto que termine bastante tarde, es mejor hacer noche y estar fresco y relajado que llegar con mala cara o que se te noten las prisas por irte.

Los viajes de negocios o business travel es una tendencia que, a pesar de los avances en materia de telecomunicaciones, sigue estando en alza.

Está claro que seguiremos viajando para asistir a reuniones o entrevistas y es lógico que cuando viajas por trabajo quieres aprovechar al máximo el tiempo de tu desplazamiento.

Para eso, nada mejor que seguir una serie de pautas que te ayudarán a evitar los errores más comunes a la hora de viajar por negocios.

Si aún así necesitas más ayuda para preparar tu próximo viaje de empresa, no dudes en dejarnos un mensaje en la sección de comentarios o localizarnos directamente.

Y dinos, ¿qué otras cosas tienes tú en cuenta cuando viajas por trabajo?

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