Uno de los errores más comunes en las empresas es no presupuestar correctamente los viajes de negocios o, en algunos casos, ni siquiera presupuestarlo.

El uso de una hoja de cálculo para estimar los costes de viaje (el transporte, el alojamiento y un presupuesto diario de alimentos) te evitará gastos excesivos e innecesarios.

Es muy importante comentar (o al menos informar) este presupuesto con los empleados que viajarán para que no excedan del importe previsto por accidente.

Estas son algunas de ellas:

• Si la distancia lo permite y aconseja, conducir puede ser más barato que volar.
• Puede suponer un ahorro llevar las comidas planificadas de antemano: contratar menús cerrados en determinados establecimientos puede suponer una diferencia económica interesante.
• Contratar los servicios tanto de alojamiento como de desplazamiento con una agencia especializada en business travel puede ayudarnos a gestionar mejor los costes: asesoramiento, aprovechamiento de ofertas, ventajas y beneficios (programas de puntos…)

Nos vamos de viaje de trabajo y queremos aprovechar para hacer mil y una cosas. Eso está bien, productividad a tope.

Pero no es realista pensar que puedes administrar con éxito tu tiempo en destino sin un itinerario bien planificado.

El tiempo que va a durar tu viaje es limitado y por eso la clave del éxito está en planificar con el mayor detalle posible el itinerario de tu business travel y así no dejarte ninguno de los aspectos importantes en el tintero.

Para evitar desastres, es importante planificar un itinerario funcional con detalles de cada actividad y reunión. Esto significa que debes crear un horario sencillo y eficaz que incluya cada detalle de tu viaje. No olvides, entre otras cosas, planificar comidas, reuniones y tiempos de desplazamiento.

Un itinerario detallado te permitirá concentrarte mejor en tus obligaciones laborales importantes en lugar de preocuparse por cómo gestionar el tiempo durante tu viaje.

Llevar equipaje de más o de menos es un error de novato cuando se trata de viajes de negocios.

Una vez que ya has planificado el time-line de tu viaje, usa este horario e itinerario para planificar tus atuendos y preparar el equipaje en consecuencia.

También es una buena idea verificar el clima antes de ponerte a hacer las maletas.

Planifique atuendos que sean fáciles de llevar en la maleta, que no se arruguen y que sean lo más versátiles posibles.

Si tienes pensado hacer ejercicio o realizar algo de bleisure durante tu viaje de negocios, no olvides meter también en la maleta ropa de entrenamiento y un par de zapatos cómodos.

El sobre-equipaje supondrá llevar una maleta más grande de la que necesitas, lo que acarreará un mayor coste al tener que facturar y una pérdida de tiempo considerable esperando la entrega de equipajes.

Tampoco es mucho mejor el llevar de menos, ya que puede hacer que tengas que comprar las cosas que necesita en el camino, pagando por ello un precio mayor e innecesario.

Planificar con anticipación exactamente lo que necesita te ahorrará tiempo y dinero durante su viaje. Si aún tienes dudas sobre qué debes llevar en el equipaje, aprende qué debes llevar en tu maleta de negocios.

Este es, sin duda, uno de los errores más comunes que se cometen con la idea de ahorro en mente; a más tiempo más gasto.

Aunque tus intenciones pueden parecer lógicas de primeras, la posibilidad de no tener suficiente tiempo para cumplir con tus obligaciones comerciales mientras estás fuera es un error perjudicial.

• A la ida elige un horario de transporte que te permita llegar con tiempo de sobra a tus reuniones. Nada da peor imagen que la impuntualidad. Ten en cuenta que, en ocasiones, los vuelos pueden sufrir retrasos o puedes encontrar atascos en la carretera.
• A la vuelta, asegúrate de darte el tiempo suficiente para llegar al aeropuerto o estación después de tus reuniones. Ya sabes que los horarios de reunión a veces son orientativos y que estas pueden alargarse más de lo previsto; ¿vas a abandonar la reunión porque tu avión o tren sale antes de que esta termine?
• A veces hacer noche en el destino es aconsejable. Si la reunión es temprano en la mañana o está previsto que termine bastante tarde, es mejor hacer noche y estar fresco y relajado que llegar con mala cara o que se te noten las prisas por irte.