Los viajes de negocios son una función empresarial esencial que produce una amplia gama de beneficios tanto para las empresas como para los individuos. Esta afirmación tan obvia está respaldada por el 82% de los ejecutivos que creen que los viajes son importantes para los resultados empresariales.

Los beneficios pueden organizarse en cuatro categorías: mantener a los clientes, convertir a los clientes potenciales, crear redes de relaciones y la inversión en las personas.

Mantener a los clientes

Mantener relaciones sólidas con los clientes es quizás el propósito más fundamental de los viajes de negocios.

Más del 75% de los clientes exigían o preferían las reuniones en persona, según los encuestados en abril de 2009.

Y una abrumadora mayoría de ejecutivos (81%) cree que una economía lenta, como en el momento actual, requiere más contacto con los clientes, no menos.

Está claro que reducir los viajes de negocios plantea riesgos empresariales significativos.

Según los viajeros de negocios de todos los sectores, el 25% de los clientes existentes y el 28% de los ingresos podrían perderse si los clientes no se reúnen en persona, sobre todo en el caso de clientes relativamente grandes (en términos de ingresos).

Esta preocupación se confirmó entre los ejecutivos de las empresas que creen que sus competidores ganarán una ventaja si mantienen una agenda de viajes activa mientras sus viajes disminuyen.

Convertir a los clientes potenciales

Los viajes y las ventas están totalmente unidos. Los clientes potenciales tienen más del doble de probabilidades de convertirse en clientes con una reunión en persona.

Tanto los ejecutivos como los viajeros de negocios estiman que aproximadamente el 40% de sus clientes potenciales se convierten en nuevos clientes con una reunión en persona, en comparación con el 16% que no lo hace.

Más del 70% de los ejecutivos de empresa y viajeros encuestados perciben que el número óptimo de reuniones en persona necesarias para convertir a un nuevo cliente es de entre una y tres reuniones.

Ciertamente, las reuniones online ofrecen oportunidades de ahorro de costes a medida que las tecnologías avanzan. Sin embargo, el 85% de los ejecutivos corporativos perciben que las reuniones online son menos efectivas que las presenciales con los clientes potenciales, mientras que el 63% cree que las reuniones virtuales son menos eficaces que las reuniones en persona con los clientes actuales.

Desde un punto de vista competitivo, esto tiene implicaciones significativas. Tres cuartas partes de las empresas creen que aumentar los viajes, mientras que los competidores los reducen, puede aumentar la cuota de mercado y las relaciones con los clientes. La mitad (53%) dice que reducir los viajes de negocios dará a su competencia una ventaja.

La relación entre las ventas de las empresas y la participación en eventos es especialmente fuerte. Más de la mitad de los viajeros de negocios afirmaron que entre el 5 y el 20% de los nuevos clientes de su empresa eran el resultado de la participación en eventos.

Los congresos también producen beneficios en el desarrollo del negocio.

Un tercio de los viajeros de negocios declaró que los congresos son importantes para generar nuevos contactos y el 28% dijo lo mismo sobre las nuevas ventas.

Construcción de redes relacionales

El rendimiento de todos los tipos de viajes de negocios en términos de clientes y prospectos tiende a ser directo. Sin embargo, los viajes de negocios también producen una serie de beneficios indirectos para el rendimiento de la empresa, que se materializan a lo largo de un período de tiempo.

Muchos de estos beneficios entran en la categoría de construcción y fortalecimiento de redes relacionales.

Las relaciones de cooperación son esenciales para el rendimiento de la empresa. Y tanto los ejecutivos como los viajeros confirman que los viajes son un catalizador para el desarrollo de relaciones en todos los niveles, incluyendo la empresa, el sector, los proveedores, los socios y las posibles relaciones con los clientes.

Esto es particularmente evidente en las opiniones de los viajeros de negocios sobre la asistencia a eventos.

La red de contactos con proveedores (48%) y clientes potenciales (43%) fueron de los eventos comerciales, ya que estos eventos ofrecen la posibilidad de una gran cantidad de contactos personales en un periodo de tiempo reducido.

Según el Center for Exhibition Industry el 69% de los asistentes a las reuniones consideran que el establecimiento de contactos en persona es «muy o extremadamente importante» para el desempeño de su trabajo y el 88% cree que las ferias ahorran tiempo a su empresa al reunir a muchos proveedores bajo un mismo techo al mismo tiempo.

Como se ha señalado anteriormente, las reuniones en persona son mucho más eficaces que las virtuales a la hora de relacionarse con clientes actuales y potenciales. La disparidad en la eficacia percibida no es tan grande en el caso de las reuniones internas y la formación. Sin embargo, la balanza sigue a favor de las reuniones en persona: un 47% y un 39% de los viajeros de negocios perciben que las reuniones virtuales son menos efectivas para la formación y las reuniones de empresa, respectivamente.

Las razones de esta ventaja percibida para reuniones en persona se relacionan directamente con los beneficios de las reuniones internas.

Los ejecutivos de las empresas citaron con mayor frecuencia el intercambio de ideas y la moral del personal como un impacto positivo de las reuniones internas. La interacción cara a cara en persona se considera el medio óptimo para lograr estos objetivos.

Invertir en las personas

Aunque quizás sea fácil de pasar por alto, los ejecutivos y viajeros de negocios también afirmaron una fuerte relación entre los viajes y el rendimiento y la satisfacción de los empleados.

El 76% de los viajeros confirmó el intercambio de ideas de los viajeros como un beneficio de los viajes internos, lo que indica que los viajes son una inversión en capital humano.

La mayoría de los viajeros de negocios identificaron los viajes internos de la empresa beneficiosos para el desarrollo profesional (66%), el rendimiento laboral (58%) y la moral (56%). Y más del 40% de los viajeros perciben una fuerte relación entre los viajes y la retención del personal.

Los viajeros de negocios también indican que se derivan importantes beneficios personales de las reuniones presenciales. El conocimiento del sector (74%), la moral (60%) y la productividad (59%) recibieron la mayoría de las votaciones de los asistentes a conferencias anteriores.

Los ejecutivos de las empresas confirman el papel que los distintos tipos de viajes tienen en el rendimiento y la moral de los empleados.

Un área de reciente controversia ha sido la de los viajes de incentivo que se conceden en función de los resultados o como medio de motivación.

Aunque estos viajes han sido tachados de excesivos en algunos casos, los ejecutivos y los viajeros de negocios valoran positivamente los viajes de incentivo.

Casi el 80% de los ejecutivos indican que los viajes de incentivo tienen un impacto significativo en la moral y la satisfacción laboral de los empleados. Más del 70% cree que los viajes de incentivo tienen un impacto real en el rendimiento de los empleados.

Los que reciben estos viajes como parte de su compensación están de acuerdo, con aproximadamente un 80% afirmando un impacto significativo en la moral, la satisfacción, en el trabajo y el rendimiento laboral.

Los incentivos de viaje tienden a ser más motivadores, ya que son más memorables. También son más flexibles en comparación con las recompensas en metálico, que pueden esperarse con el paso del tiempo.

Este diferencial en el coste con respecto a remuneraciones en metálico, así como el beneficio motivacional, representan la rentabilidad de la empresa en la inversión en incentivos y recompensas.

Aunque ya hemos argumentado las razones que demuestran el beneficio de los viajes de negocios para la consecución de clientes, el desarrollo de negocios, la creación de negocios, la creación de redes y los recursos humanos, aún queda una pregunta fundamental por responder: ¿cuál es el impacto financiero de los viajes de negocios?

Para responder a esta pregunta de forma global, necesitamos un método que abarque tanto los beneficios directos (y generalmente más inmediatos) como los beneficios indirectos (generalmente a largo plazo) de los viajes de negocios.

Rendimiento financiero según los ejecutivos

Como punto de partida, el estudio que aquí extractamos preguntó a  300 ejecutivos de empresas su opinión sobre los rendimientos financieros de sus empresas como resultado de las inversiones en viajes de negocios.

La pregunta se formuló de forma independiente para las reuniones con clientes, congresos y eventos comerciales.

Los ejecutivos indicaron que el rendimiento medio de los viajes de negocios sobre los ingresos era de entre 10 y 14,99 dólares por dólar invertido en estos tres tipos de viajes. Se trata de una media ponderada basada en la distribución del gasto en viajes de negocios por tipo de viaje.

No es de extrañar que las reuniones con clientes sean las más rentables, con entre 15 y 19,99 dólares por cada dólar invertido.

Los ejecutivos indicaron que los congresos y los eventos comerciales tienen una rentabilidad de entre 4 y 5,99 dólares.

Además, los ejecutivos afirmaron que, para lograr el mismo efecto de los viajes de incentivo, la remuneración básica total de un empleado tendría que aumentar un 8,5%.

Rentabilidad según el análisis econométrico

Para confirmar las perspectivas dadas por los ejecutivos de las empresas, se llevó a cabo un segundo análisis para evaluar el impacto global de los viajes de negocios en los resultados financieros mediante un análisis econométrico.

La ventaja de este enfoque es que capta beneficios directos e indirectos de los viajes de negocios y se basa en los datos de la industria que cubren toda la economía.

El objetivo es cuantificar el impacto del gasto en viajes en la productividad y, por extensión, en las ventas y los beneficios mediante una combinación de series temporales y de econometría de panel transversal.

El gasto en viajes de negocios se mide por sectores para identificar las tendencias específicas de cada industria de los diferentes usos de los viajes. Esto también aumenta sustancialmente el número de observaciones en la estimación y mejora la confianza en que los resultados estimados sean válidos. El gasto en viajes se analizó en relación con la actividad económica por sectores para evaluar cómo los cambios en la intensidad de los viajes de negocios afectan al rendimiento relativo.

El impacto de los viajes de negocios en el PIB, los ingresos totales y los beneficios de la industria puede calcularse una vez que se haya estimado el impacto directo en la productividad.

El retorno de la inversión de la empresa

Según el análisis realizado en el estudio mencionado, por cada dólar invertido en viajes de negocios las empresas han experimentado un retorno de 12,50 dólares en términos de ingresos. El modelo respalda los resultados de la encuesta a los ejecutivos, que indicaban un rendimiento de 10 a 14,99 dólares. en términos de ingresos.

No es probable que todo el aumento de los ingresos se traduzca en mayores beneficios.

En primer lugar, hay que tener en cuenta el aumento de los costes. En segundo lugar, los trabajadores exigirán salarios reales más elevados como resultado del aumento de la productividad.

Los efectos de los viajes de negocios en el rendimiento se han producido a medio plazo, y la mayor parte de los efectos de los viajes de negocios en el rendimiento de las empresas se han producido a unos tres años.

Es importante señalar que el modelo se sometió a pruebas de causalidad en ambas direcciones. Es decir, los efectos de los viajes de negocios sobre los resultados de la empresa se aislaron de los efectos de los resultados de la empresa sobre los viajes de negocios.

También es importante reconocer que hay otros factores que contribuyen a la productividad multifactorial, además de los viajes.

Aunque no se dispone de datos para aislar los efectos de estos otros factores, el modelo indica una correlación fuerte y positiva entre el gasto en viajes de negocios y los cambios en la productividad de un sector a lo largo del tiempo.

El impacto es mayor en los sectores con mayor intensidad de viajes.

También se ha demostrado que estos sectores tienen la mayor correlación entre el rendimiento y los viajes.

La incertidumbre en torno a los impactos es mayor para algunos sectores individuales que para el conjunto de la economía.

El punto medio de cada rango es más alto para los sectores que tienen una mayor intensidad. Por ejemplo, las ventas aumentarían entre un 4% y un 7% para un incremento del 10% del gasto en viajes dentro del sector de la información.

El retorno de la inversión en la economía

En el conjunto de la economía, los resultados de la estimación muestran que un aumento del 10% en el gasto en viajes de negocios aumentará la productividad multifactorial y, por tanto, el PIB, entre un 1,5% y un 2,8%.

El análisis se amplió para estimar la medida en que los resultados de las empresas se verían afectados si una empresa determinada eliminara los viajes de negocios durante dos años.

El impacto negativo sobre los beneficios se siente casi inmediatamente y alcanza su punto máximo en el año después de la pausa de dos años en los viajes. En el primer año de la interrupción total de los viajes, la empresa experimenta un descenso de los beneficios del 12%, en lugar de un aumento del 5%. A continuación, se necesitan tres años para que el crecimiento de los beneficios lleguen a alcanzar el escenario de referencia de los viajes de negocios continuos.

Las pérdidas reflejan en gran medida la intensidad relativa de los viajes de negocios de cada sector. Es decir, cuanto más gasta una empresa en viajes de negocios, mayores son las pérdidas de beneficios cuando se eliminan los viajes de negocios.

Para poder medir los resultados de forma útil y real para poder determinar el ROI (Return of Investment) lo primero que debemos hacer es determinar cuáles serán los parámetros a través de los cuales vamos a medir el retorno de los viajes de empresa, es decir, criterios claros de éxito o KPI. Estos criterios deben estar claros desde el inicio, desde la fase de planificación.

No puede haber un buen análisis de datos si estos no se recolectan de forma eficaz durante y después del evento MICE a desarrollar. Tradicionalmente para lograr esta recolección se han utilizado las encuestas de satisfacción enviadas por diferentes métodos, pero su eficacia se viene poniendo en duda dada la escasa participación o la baja calidad de las respuestas.

Por eso los KPI (Key Performance Indicators) son fundamentales a la hora de determinar el retorno de la inversión de los viajes de empresa realizados ya que nos indican si se están produciendo desviaciones en los objetivos previstos y nos ayudan a determinar las medidas correctivas necesarias.

Estos KPI deben de estar determinados cuantitativamente y en función de los objetivos que se pretenden conseguir con el viaje de empresa.

Algunos de los indicadores que pueden resultar útiles a estos efectos pueden ser las ventas logradas para el evento o a raíz del mismo, el número de asistentes diferenciando entre clientes y no clientes, los ingresos obtenidos, la satisfacción de los asistentes, los nuevos clientes captados, las nuevas relaciones creadas…

Algunas de las claves para lograr un mejor ROI en los viajes de negocios son:

• Contar con un sistema de gastos eficaz: unificación de procesos, correcta recolección y procesamiento de la información y simplificación.
• Tener una Política de Viajes optimizada: ¿es hora de revisar tu política de viajes de negocios?
• No olvidarse del Duty of Care: implicando a todos en la creación y cumplimiento del Duty of Care no generaremos retorno monetario, pero sí se incrementará la eficacia del viaje. Estas son algunas de las herramientas que permiten cumplir con este requisito.
• Contar con la tecnología como alternativa: aunque los medios virtuales no sustituyan al business travel, sí que podemos emplearlos para complementarlo. La clave está en saber cómo y cuándo utilizar estos medios tecnológicos.
• Buscar opciones colaborativas para la reducción de los gastos.
• Favorecer la comodidad del viajero que propiciará que éste llegue a su destino en mejores condiciones para desempeñar su cometido.
• Siempre escuchar al viajero para incrementar el rendimiento de los viajes de negocios. Los viajeros frecuentes son quienes más datos tienen para ayudar a mejorar y optimizar los viajes de empresa.