EVENTOS CORPORATIVOS EXITOSOS: CÓMO ORGANIZAR UN CRONOGRAMA DE PLANIFICACIÓN

CRONOGRAMA DE PLANIFICACIÓN PARA EVENTOS CORPORATIVOS EXITOSOS

Si te encuentras ante la tarea de organizar un evento sin saber cómo empezar y mucho menos cómo avanzar, quizá se te haga un mundo y pienses que preparar un evento empresarial es una tarea titánica.

Pero, en realidad, la clave consiste en ser organizado y tener claras las prioridades a la hora de lanzarse a organizar cualquier tipo de acto colectivo.

Ya conoces las ventajas de realizar eventos para empresa como herramienta de comunicación potente y eficaz. Puedes revisarlas aquí.

El éxito o fracaso de un evento depende, en gran medida, de la planificación previa. Establecer los objetivos, determinar los recursos necesarios, asignar el presupuesto, definir tareas, encontrar el lugar adecuado y algunas otras más, son actividades fundamentales para el buen desarrollo de cualquier tipo de evento.

Por eso, desde IAG7 Viajes, como expertos en la elaboración de eventos corporativos, queremos echarte una mano y ayudarte en la elaboración de tu propio cronograma de planificación de eventos corporativos.

¡Vamos a ello!

FASES DE LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO

Cuidar la imagen y los valores que quieres transmitir en tu evento profesional es esencial para maximizar el potencial comercial de la marca y para diferenciarse de la competencia.

A la hora de organizar un evento empresarial, debes seguir más o menos al pie de la letra las siguientes fases:

Fase de sondeo: se valora la necesidad de organizar el evento de acuerdo con los fines y objetivos marcados.
Fase de información/recopilación: investigar otras experiencias similares, tanto de la marca como de la competencia, y juntar toda la información que pudiera ser necesaria para diseñar el acto. Elaborar una carpeta en la que se recopile toda la información y materiales necesarios para la planificación del evento.
Fase de anteproyecto: creación de un borrador previo del programa sin muchos detalles: calendario/cronograma, croquis de los espacios necesarios, primer listado de posibles invitados, etc.
Fase de puesta en común: puesta en común del anteproyecto elaborado con las personas o departamentos implicados en la creación del evento: marketing, comercial, ventas… para su discusión y elaboración de sugerencias, aportaciones y mejoras.
Fase de proyecto y programación: redacción del programa oficial del acto que debe incluir el cronograma detallado del evento, croquis que ayuden a visualizar cómo serán los espacios, los movimientos previstos, los recorridos, el protocolo para los asistentes, los diseños o grafismos (invitaciones, carteles, minutas, credenciales, diplomas, etc), el listado de invitados, el presupuesto…
Fase de organización: planificación general de todo el evento, llevando a la práctica el programa elaborado: elaboración del listado de invitados definitivo, cartas de invitación, carteles indicadores; montaje y adecuación de los espacios, preparación del material de sonido e iluminación, pantallas y proyectores, elementos decorativos; montaje de comedores, adecuación de los servicios higiénicos, servicio de guardarropa; accesos a las instalaciones, control de invitaciones, zonas de aparcamiento; regalos, diplomas, medallas; guión de las intervenciones, elaboración de documentos necesarios; servicios de información y atención al publico, servicios de seguridad del acto, etc.
Fase de taquilla: confirmación de asistencia. Envío de las invitaciones, seguimiento de las mismas, control de las confirmaciones, atención a los invitados, asignación de los asientos…
Fase de comunicación externa e interna: guión técnico que tienen que seguir los empleados y partes implicadas en la elaboración del evento, publicidad del evento en los medios más adecuados, comunicación del programa oficial a los asistentes, etc.
Fase de ensayos: comprobación de que el montaje es correcto, que todas las personas que intervendrán en el acto tienen claras las acciones que les competen, confirmaciones de todos los servicios implicados, etc.
Fase de ejecución: el evento en sí. Ese día requiere un alto nivel de control general de la situación, haciendo un seguimiento exhaustivo de que todo se desarrolla según lo programado y resolviendo todas las incidencias que puedan surgir.
Fase de valoración: la realización del evento no termina el día en que éste se lleva a cabo. Para que tenga un sentido empresarial, al finalizar el mismo debe realizarse un exhaustivo análisis en el que se ponga de manifiesto aspectos como: correcto funcionamiento de la planificación realizada , fallos detectados o áreas de mejora; análisis de resultados obtenidos; cumplimiento de los objetivos marcados al inicio… Con ello se debe elaborar un informe de conclusiones con la valoración del evento que sirva como base para la toma de decisiones de cara a la programación de eventos futuros.

Si sigues todas estas fases, te asegurarás de no dejarte nada por el camino.

ELABORAR EL CRONOGRAMA PASO A PASO

Crear un cronograma tiene también sus trucos y el más importante es, de nuevo, ser organizado. Esa será tu mejor baza para no olvidarte de nada y asegurarte de que lo tienes todo controlado en cada momento.

A la hora de planificar un evento debes tener en cuenta tres aspectos fundamentales que no debes perder de vista en ningún momento: el alcance, los costes y el tiempo. Y es éste último el que debes tener en cuenta a la hora de crear el calendario de plazos con todas las tareas que deben desarrollarse.

Aquí te dejamos los pasos a seguir para elaborar ese calendario:

Recopila toda la información relativa al evento: qué alcance va a tener, sus principales características que lo van a definir, qué tipo de encuentro será, cuáles son los principales problemas que pueden surgir, cuál será la temática en torno a la cual girará, los objetivos que se persiguen con la celebración del evento, etc. Por resumir, todo aquello relacionado con el acontecimiento que te será de utilidad para saber cuáles son las prioridades de esa cita.
Define las actividades que se deberán desarrollar para llevar a cabo el proyecto: la información recopilada en el punto anterior será fundamental para identificar las tareas que formarán parte del cronograma con el que lograrás un evento de lo más exitoso. También es relevante establecer el orden de importancia de cada una de ellas.
Secuencia esas actividades: y así podrás determinar las dependencias entre ellas mismas. Es decir, habrá muchas tareas que no podrán realizarse sin el cumplimiento previo de otras, y esa condición debe conocerse desde el principio para que tu planificación sea efectiva.
Determina los recursos que serán imprescindibles para el desarrollo de cada actividad: tanto económicos como los humanos y materiales: qué vas a necesitar, quién va a encargarse de ello y cuánto costará. Haz una previsión por cada tarea.
Establece la duración de cada una de las actividades: es decir, el tiempo para poder completarlas. La mejor manera de hacerlo es indicar la fecha de inicio, la fecha de fin y la suma de días u horas que va a necesitar una tarea en concreto.
Asigna las tareas: cada equipo o persona debe conocer de forma lo más detallada posible las actividades de las que quedan encargados a fin de responsabilizarse de su trabajo y cumplirlo dentro de los tiempos fijados.
Traslada toda la información a un documento: el propio cronograma. Y compártelo con todas las partes implicadas para ponerse manos a la obra con todas las actividades estipuladas y encomendadas.
Haz un seguimiento y control del cronograma para verificar que se cumple en los plazos estimados o para someterlo a cambios que, como es evidente, mejoren el proceso de producción y organización de un evento.

cronograma planificación eventos corporativos

CHECKLIST DE TAREAS IMPRESCINDIBLES

Para terminar tu cronograma de planificación de eventos corporativos exitosos, crea una tabla, con los pasos que hemos comentado previamente, en la que coloques las tareas siguientes según los tiempos.

Adáptala a las necesidades particulares de tu marca o del evento en concreto y establece tus propias fechas de vencimiento.

Actividades previas

Decisión de la realización del evento.
Fijación de los objetivos que se pretenden conseguir.
Determinación de los medios necesarios: personales, materiales y de presupuesto.
Recopilación de información y creación de carpeta con la misma. Puede ser muy interesante crear un moodboard o muro de inspiración.
Creación de la documentación necesaria para la planificación del evento: cronograma.
Asignación de tareas.
Listado con lugares apropiados para la celebración del evento.

4 o 5 MESES ANTES DEL EVENTO

Crea la imagen del evento y encarga los materiales necesarios para su promoción y difusión: logos, imagen digital, cartelería, invitaciones, etc.
Encargo de material adicional: obsequios, merchandasing…
Define y reserva el lugar de celebración del evento y los servicios de apoyo y auxiliares.

3 MESES ANTES DEL EVENTO

Publicita tu evento en los medios más relevantes para tu marca.
Envía las invitaciones y crea un sistema de seguimiento de confirmaciones.
Contacta con los oradores e infórmales del programa y otros participantes. Acuerda el contenido de las ponencias y revisa.
Gestiona los transportes en caso de que sean necesarios.
Reserva los lugares de hospedaje, en caso de que fuera necesario.

5 SEMANAS ANTES DEL EVENTO

Confirma por escrito los menús que se van a servir.
Verifica, en caso de que sea necesario, la distribución de invitados en los distintos salones o espacios.
Envía por correo a los distintos participantes la agenda del día, los códigos de vestimenta y cualquier otra instrucción que pudiera ser relevante.
Confirma la organización del acto o los distintos actos con el responsable del lugar de celebración del evento.

3 SEMANAS ANTES DEL EVENTO

Verifica con los oradores las ponencias, tanto en contenido como en medios técnicos.
Repasa el checklist de tareas para verificar que se están cumpliendo todas en plazo.
Verifica la correcta disponibilidad de los materiales técnicos y audiovisuales necesarios.
Envía la lista de huéspedes al lugar de hospedaje seleccionado.

1 SEMANA ANTES DEL EVENTO

Envía los materiales que sean precisos al lugar del evento para que lleguen al menos 24 horas antes de la celebración del evento. Confirma su llegada.
Verifica que todos los proveedores están al tanto de sus tareas y que se están cumpliendo en tiempo y forma.
Confirma que todas las presentaciones y medios audiovisuales están correctamente elaborados.
Confirma el catering de los distintos actos.
Lleva un juego original de todos los materiales que se vayan a distribuir o exponer durante el evento. En caso de pérdida o deterioro, contarás con un original del que realizar nuevas copias.
Inspecciona que todo ha llegado correctamente al menos con 24/48 horas de antelación.

DÍA EL EVENTO

Verifica la correcta recepción de los invitados y ponentes.
Comprueba, al menos 2 horas antes del comienzo del evento, que el personal necesario ha llegado y todo el mundo conoce su lugar de ubicación y tareas a desarrollar ese día.
Solución de pequeñas incidencias. Por mucho que planifiques, en ocasiones algunas cosas pueden escapar de tu control. En estos casos, lo más importante es saber resolverlas eficazmente.
Relájate y disfruta. Si has planificado correctamente tu evento, éste será un éxito.

DESPUÉS DEL EVENTO

En realidad el evento está concebido para lograr un objetivo último. Y no tendría ningún sentido su realización si no comprobamos que éste se ha cumplido.

Por eso, una vez que el evento ha finalizado, se hace necesario analizar los aciertos y errores en la planificación y ejecución del evento así como el cumplimiento de los objetivos marcados.

Elabora un informe con los datos obtenidos y tendrás un documento de base que servirá para la toma de decisiones sobre eventos futuros.

También te facilitará enormemente la vida saber en las próximas ocasiones qué cosas te han funcionado y cuáles no.

Que los eventos corporativos aportan una gran cantidad de ventajas a la mayoría de marcas es algo que todos conocemos.

Pero lo que no todos saben es la forma correcta de planificar la celebración de uno de estos eventos.

En este post hemos tratado de darte unas breves pautas para crear un cronograma que te ayude a tener controladas las distintas tareas que comporta la realización de un evento.

Si aún así necesitas más ayuda, no dudes en dejarnos un mensaje en la sección de comentarios o localizarnos directamente.

¿Qué otras tareas crees que es importante tener en cuenta a la hora de planificar un evento corporativo?