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CONTROL DE LOS GASTOS DE BUSINESS TRAVEL DESPUÉS DE LA PANDEMIA

CONTROL DE LOS GASTOS DE BUSINESS TRAVEL DESPUÉS DE LA PANDEMIA

Aunque el cambio es difícil en el sector de los viajes corporativos, ha llegado un punto en el que las cosas deben cambiar, pero ¿qué significa esto?

En primer lugar, se estima que no todos los viajes de negocios se reanudarán al ritmo anterior tras la pandemia de COVID-19. Es posible que hasta un 36% de los viajes de negocios tarden algún tiempo en volver, pero esto no significa el fin de la industria de los viajes de negocios. Por el contrario, las empresas de gestión de viajes tenemos la oportunidad de hacer que los viajes de negocios restantes sean más rentables y más eficientes, permitiendo que el personal de tu empresa continúe viajando con un menor presupuesto.

En este momento, algunas empresas se han dado cuenta de que los futuros viajes de negocios deben estar definitivamente vinculados al retorno de la inversión.

Por lo tanto,  los futuros viajes de negocios deben generar un retorno de la inversión, pero hay que contar con sistemas que permitan medir ese retorno de la inversión mientras mantienen los costes bajos. Las empresas de gestión de viajes corporativos, en cambio, podemos ofrecer nuestra experiencia como un servicio con gran valor añadido. A la vez que podemos ayudar a nuestros clientes corporativos a identificar qué categorías de viajes generan el mejor retorno de la inversión.

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IMPLEMENTAR UN PROCESO DE SOLICITUD DE VIAJES

En primer lugar, las agencias gestoras de viajes corporativos (TMC) ayudamos a las empresas a entender cómo serán los viajes seguros en la era post-pandémica. Aunque el ritmo actual de progreso de las vacunas sugiere que puede ser seguro volver a viajar tan pronto como el otoño de 2021, los viajes de negocios pueden no volver a ser tan seguros, fiables y sin esfuerzo como antes. Por eso es importante contar con asesoramiento altamente especializado.

Incluso cuando los viajes de negocios comiencen de nuevo en serio, será importante contar con la garantía de que sean perfectamente seguros. Por lo tanto, cualquier proceso de solicitud y aprobación de viajes debe tener en cuenta la seguridad del propio viaje y de la organización en general. Los puntos a tener en cuenta son:

  • Dada la época del año y el destino, ¿ofrece esta solicitud de viaje mayores riesgos de lo normal? ¿Existe el riesgo de que el viajero se enferme o traiga la enfermedad a la oficina?
  • Si la solicitud de viaje ofrece un riesgo mayor de lo normal, ¿el potencial retorno de la inversión del viaje compensa el riesgo? ¿Cómo se calcula esto?
  • ¿Qué medidas hay que tomar -y qué costes hay que gastar- para que el viaje sea más seguro? ¿Es necesaria la realización de pruebas antes del viaje y antes de volver al trabajo? ¿Es necesario contratar un seguro de viaje adicional?

Lo más probable es que el seguro de viaje se convierta en uno de los nuevos centros de coste más importantes de los viajes. Aunque muchos clientes ya contratan seguros de viaje por servicios como la cobertura de cancelación de viajes, los viajeros se sienten cada vez más atraídos por las pólizas que pueden ayudarles a compensar la pandemia.

El seguro de viaje es un área importante en la que las empresas gestores de viajes corporativos podemos aportar nuestra experiencia, ya que no todos los planes de seguro de viaje cubren las cancelaciones de la COVID-19, y otros solo lo hacen bajo ciertas condiciones. Aunque muchas empresas tienen pólizas de seguro corporativo anteriores a la pandemia, las TMC podemos ayudar a las empresas a revisar estas pólizas y asegurarse de que siguen cubriendo los riesgos emergentes.

Los viajes seguros por la pandemia serán más caros, pero los riesgos resultantes de cualquier falta de seguridad son mucho peores. Las TMC podemos demostrar su valor creando un proceso de solicitud de viajes que tenga en cuenta tanto el coste como el riesgo y el retorno de la inversión.

APLICAR POLÍTICAS DE SEGURIDAD EN LOS VIAJES

Siempre ha sido importante mantener un grado de estandarización cuando se trata de viajes de negocios. Diferentes hoteles, aerolíneas y servicios de transporte ofrecen diferentes precios, servicios y diferentes niveles de fiabilidad. Las empresas gestoras de viajes corporativos solemos recomendar que los viajeros utilicen sus socios preferidos durante sus viajes. Esto minimiza el coste para la empresa y maximiza la comodidad y el éxito del viajero.

Ahora es el momento de convertir esas sugerencias en políticas, y puede que también sea el momento de reevaluar las relaciones de larga duración con sus servicios de viajes preferidos. Necesitamos saber si los servicios de viaje pueden cumplir con las siguientes rúbricas de seguridad:

Aerolíneas

Ahora mismo se impone el uso de mascarillas a todos los pasajeros que viajan en avión, pero en el futuro podría ser que las aerolíneas contaran con un margen de maniobra considerable para imponer el uso de mascarillas. Es importante buscar aerolíneas que impusieran el uso de mascarillas de forma fiable durante los brotes tanto en el origen como en el destino de un vuelo.

Además, las investigaciones demuestran que dejar el asiento del medio libre es una forma eficaz de reducir la propagación del COVID-19 en los vuelos. Por lo tanto, otra buena opción sería buscar aerolíneas que dejen los asientos del medio libres o que permitan a los pasajeros volver a reservar en vuelos menos concurridos.

Y por último, otro punto a tener en cuenta será selecciona aerolíneas que ofrezcan políticas de reembolso generosas si un pasajero tiene que cambiar de horario en el último minuto debido a una enfermedad.

Hoteles

Los hoteles deben ser transparentes y detallados en cuanto a sus esfuerzos por mantenerse limpios. No basta con decir que limpian las zonas públicas, sino que también debe haber un calendario de limpieza y una descripción detallada de los métodos de limpieza.

Asimismo, deben indicar qué servicios específicos se han eliminado por motivos de seguridad.

Adicionalmente, todos los hoteles elegidos deben indicar que cumplen las directrices de seguridad publicadas y deben estar dispuestos a reembolsar el importe de la reserva si un viajero decide no viajar debido a un brote en el hotel, incluso en el último momento.

Coches de alquiler

Las investigaciones demuestran que luna parte de la transmisión de COVID-19 se produce por vía aérea. Aunque sigue siendo una buena práctica limpiar las superficies compartidas, el mayor peligro puede provenir de otros viajeros. Por lo tanto, la mejor política es formar a los viajeros para que no compartan coche a menos que sea absolutamente necesario y para que lleven mascarillas y maximicen la ventilación si es inevitable compartir coche.

Como antes, hay que buscar empresas de automóviles que publiquen información detallada y transparente sobre su régimen de saneamiento. Además, sería mejor dar prioridad a las empresas que ofrecen generosas políticas de cancelación en caso de emergencia.

Encontrar servicios que se adhieran a estas políticas de forma sistemática puede ser difícil, pero es de vital importancia. Esto no solo protegerá la salud, sino que también puede ahorrar una gran cantidad de dinero. Los daños económicos de una infección por COVID-19 se acumulan en forma de pérdida de productividad, bajas por enfermedad y pagos del seguro médico. Encontrar proveedores de servicios de viajes que cumplan la norma COVID puede ayudar a evitar estos costes.

CONTROLAR EL GASTO A MEDIDA QUE AUMENTAN LOS VIAJES

Para los que no pasan mucho tiempo viajando, los billetes de avión parecen el mayor coste de cualquier viaje. Pero los profesionales experimentados sabemos que los costes de las aerolíneas representan solo un tercio de los costes de los viajes. Los hoteles, el transporte y las comidas suponen el resto del gasto. Además, los precios de estos servicios están aumentando. Aunque las empresas reduzcan sus gastos generales reduciendo los viajes, el coste de cada uno de ellos sigue aumentando a un ritmo aproximado del 2% al 3% anual.

A medida que los viajeros vuelvan a los cielos después de la pandemia, las empresas probablemente aumentarán la cantidad que gastan en viajes, aunque el gasto no sea el mismo que antes.

Hay que replantearse la forma de mediar entre las empresas y los servicios de viajes, reestructurando su relación para lograr varios objetivos empresariales fundamentales:

  • Seguir de cerca el aumento de los precios y compensarlos en la medida de lo posible
  • Prever el aumento de los gastos de viaje
  • Crear una imagen completa de los costes asociados a los viajes
  • Atribuir los viajes de negocios al retorno de la inversión

En la actualidad, muchas empresas no disponen de sistemas sólidos para abordar esta cuestión.

Por ello, una empresa puede tener una buena idea de lo que se gasta en viajes de negocios en total, pero no de lo que se gasta individualmente. Además, no siempre es sencillo calcular el ROI de los viajes de negocios.

El principio de Pareto se aplica plenamente a los viajes de negocios: el 20% de los viajes de negocios producirá el 80% del retorno de la inversión de la empresa. Además de mejorar la seguridad de los viajeros y optimizar los gastos, las gestoras de viajes corporativos también demos ayudar a identificar qué 20% de los viajes de negocios tendrán más probabilidades de generar ingresos.

UNA TARJETA DE CRÉDITO VIRTUAL FACILITA EL SEGUIMIENTO Y EL CONTROL DEL GASTO

Al emitir tarjetas de pago virtuales para los viajeros de negocios, podemos ayudarte a realizar un seguimiento de los pagos y prever la probabilidad de que el viaje de negocios sea exitoso.

La tarjeta de pago virtual adopta la forma de un número de tarjeta de crédito que se utiliza, pero no tienen un formato físico. Una ventaja derivada de ello es que no podemos perderlas si se extravía la cartera. Y permite un control del gasto y una mejor previsión del presupuesto (ya que son tarjetas prepago).

Otra ventaja derivada de ello es que el empleado no tiene que adelantar ningún gasto ni necesita, por tanto, ser reembolsado, lo que redunda en una más sencilla contabilidad.

EL DUTY OF CARE ESTÁ CAMBIANDO

Y aquí las empresas gestoras de viajes corporativos también tenemos mucho que ofrecer.

En resumen, la forma en que las gestoras de viajes corporativos atendemos los viajeros de negocios ha cambiado mucho en poco tiempo. Antes, nos encargábamos de facilitar los viajes. Ahora somos guardianes.

En otras palabras, podemos realizar una gran cantidad de análisis y salvar muchos obstáculos modernizando un aspecto relativamente pequeño de la forma en que organizan los viajes de negocios.

Por último, y quizá lo más importante,  podemos ayudar a mantener la seguridad de los clientes. Una parte importante de las empresas no están preparadas para evaluar los riesgos para la salud en múltiples modos de viaje y numerosos proveedores de servicios: las complejidades son demasiado grandes y su experiencia está en otra parte. Las TMC, sin embargo, ya estamos familiarizadas con la evaluación de múltiples servicios de viaje con un alto nivel de detalle. Al poner esta experiencia sobre la mesa y utilizarla para la salud y la seguridad, las gestoras de viajes corporativos no solo devolveremos el protagonismo a los viajes de negocios, sino que contribuiremos a hacerlos más seguros y rentables que nunca.

Sin duda vamos a seguir viajando por negocios, pero también no cabe ninguna duda que los viajes corporativos van a cambiar radicalmente.

Poder seguir organizando viajes corporativos teniendo en cuenta la enorme multitud de cuestiones que surgen en este entorno cambiante e incierto, representa un reto cada vez mayor para los Travel Manager. Y hacerlo aportando al tiempo un control del gasto y un ROI positivo, desde luego no es sencillo.

Pero los Travel Manager no están solos. Las agencias de viajes especializadas en business travel podemos ayudar a gestionar de forma exitosa los viajes corporativos teniendo en cuenta todos los aspectos que apoyen el éxito del objetivo del viaje controlando el gastos para que el retorno de la inversión siga creciendo.

Si quieres más información al respecto, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.

¿A qué retos te estás enfrentando en la gestión de los viajes corporativos de tu empresa?

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