Cuando tienes que realizar un viaje de empresa, es esencial estar preparado. No solo porque eso te dará un aspecto más profesional, sino también porque te facilitará el viaje.
Si viajas con frecuencia por negocios, ya sabrás lo crucial que es planificar cada viaje. Y sino, ya te lo decimos nosotros.
Desde la reserva de vuelos y alojamiento hasta la programación de reuniones y eventos, son muchos los factores que hay que tener en cuenta a la hora de planificar un viaje de negocios. Pero con el enfoque adecuado, puedes hacer que el proceso sea más fácil, más eficiente y menos estresante.
En esta lista encontrarás todos los consejos que necesitas para que tu viaje de negocios sea de lo más fructífero... Clic para tuitear… y para que puedas estar seguro de que no se te escapará ningún detalle y así poder centrarte en tu trabajo y los contactos que realizarás.
CONSEJOS PARA ANTES DEL VIAJE
En las semanas previas a tu viaje es importante que tengas en cuenta y te ocupes de los siguientes aspectos:
Determina tus necesidades de viaje
Antes de empezar a organizar tu viaje, es importante que te sientes a determinar cuáles son tus necesidades.
Para empezar, tendrás que identificar claramente el propósito u objetivo de tu viaje ya que ello determinará gran parte de las necesidades de tu viaje.
Y ya a continuación las fechas en las que viajarás y cualquier requisito específico que tengas. Por ejemplo, ¿necesitas estar en un lugar específico para una reunión o evento a una hora concreta? ¿Hay mucha diferencia horaria entre tu ciudad y la de destino?
Dependiendo de este tipo de requisitos, tendrás que planificar tu viaje de una forma u otra.
Haz una lista con estos requisitos y tenla a mano para poder consultarla cuando sea necesario.
Consulta la política de viajes de negocios de Tu empresa
Antes de reservar un viaje de negocios o hacer cualquier cosa práctica, debes conocer la política de viajes de negocios de tu empresa.
Así te asegurarás de que lo estás haciendo todo bien y según las normas.
Determina el presupuesto de viaje
Una vez que ya sabes claramente cuáles son las necesidades de tu viaje y conoces a fondo la política de viajes de negocios de tu empresa, es importante fijar o conocer cuál es el presupuesto. Es fundamental conocer cuánto puedes gastar en vuelos, alojamiento, transporte, comidas y otros gastos antes de empezar a preparar el viaje.
Asegúrate de tener en cuenta las políticas o restricciones de tu empresa, como el máximo diario permitido para comidas o los límites en los gastos de viaje.
Reserva vuelos y alojamiento
Puedes empezar a reservar vuelos y alojamiento una vez que conozcas tus necesidades de viaje y tu presupuesto. Reserva lo antes posible para conseguir los mejores precios y la mejor selección de asientos.
Respecto a los vuelos, uno de los consejos más comunes para los viajes de empresa es intentar evitar las escalas reservando vuelos directos. Así minimizarás la posibilidad de perder el vuelo de conexión y llegar tarde a alguna cita importante de trabajo. Si no puedes evitar las escalas, te recomendamos que dejes tiempo suficiente entre dos vuelos para no perder una conexión importante.
En cuanto al alojamiento, ten en cuenta factores como la ubicación, las comodidades y el precio. Un buen consejo para los viajes de negocios es elegir el alojamiento que mejor se adapte a tus necesidades profesionales.
Además, conviene comprobar si tu empresa colabora con alguna cadena hotelera o si puedes acceder a subidas de categoría gratuitas a través de programas de fidelización. De este modo, podrás obtener un confort extra al mismo coste.
Otras cuestiones a tener en cuenta son:
- Comprueba si la política de viajes de tu empresa tiene algún criterio que debas respetar a la hora de elegir tu alojamiento.
- Considera si es preferible alojarte cerca de tu lugar de trabajo o cerca del aeropuerto.
- Asegúrate de que el hotel o apartamento en el que te alojes dispone de una conexión Wi-Fi fiable.
- Comprueba si el alojamiento dispone de servicio de lavandería (especialmente para estancias largas).
- Lee algunas críticas y asegúrate de que tu alojamiento es tranquilo durante la noche.
- Elige un alojamiento que tenga servicio de recepción 24 horas, por si tu vuelo se retrasa.
Puedes utilizar sitios web de reservas de viajes para comparar precios y encontrar las mejores ofertas.
Planifica tu agenda
Para trabajar de la forma más eficiente posible durante tu viaje de negocios, es importante tener clara la agenda del viaje. Comprueba si ya tienes fijadas determinadas reuniones o eventos en tu calendario o si necesitarás programarlos durante el viaje.
Es importante que te asegures de tener en cuenta las diferencias horarias entre tu base de operaciones y tu destino. No querrás meter la pata en una cosa tan tonta como el horario.
Puedes ayudarte de la tecnología y utilizar alguna de las aplicaciones a nuestra disposición para agendar y tener en un mismo lugar todos los datos de tu viaje.
Verifica con los servicios de IT de tu empresa que tu equipo está preparado para trabajar a distancia
Desde la pandemia nos parece inconcebible no estar preparado para trabajar en remoto, pero hace unos años esto no era tan infrecuente. En cualquier caso, no es lo mismo si viajarás de forma nacional o si lo harás a algún otro país. Por eso conviene que consultes si estás preparado para trabajar desde cualquier lugar. Esto podría significar que necesitas una VPN para conectarte de forma segura a la red o activar el roaming en tu teléfono.
Algunas recomendaciones de ciberseguridad cuando se viaja por negocios son:
- Mantén activado el cortafuegos cuando utilices una red pública.
- Asegúrate de que tu antivirus está actualizado
- Utiliza un protector de privacidad de pantalla en tu portátil
Haz la maleta con eficacia
Para muchos, hacer la maleta es una de las partes más estresantes de la planificación de un viaje de negocios, pero no tiene por qué ser así. Con un poco de planificación, puedes hacer la maleta de forma eficaz y evitar el exceso de equipaje.
Haz una lista con todos los artículos que necesitarás para tu viaje y ten en cuenta el clima y la cultura de tu destino.
Aprovecha al máximo el espacio de tu equipaje utilizando cubos de embalaje o bolsas de compresión, y elige prendas versátiles que puedas mezclar y combinar.
Puedes ahorrar tiempo y dinero si optas por el equipaje de mano, ya que podrás saltarte los pasos de facturación y recogida de equipaje, y evitar el riesgo de que tu maleta se pierda.
Puedes consultar más consejos para preparar tu maleta aquí.
Asegúrate de que tu documento de identidad o pasaporte no han caducado
No querrás perder tu viaje de negocios por culpa de un documento de identidad o pasaportes caducados, así que comprueba regularmente cuándo se acerca la fecha de caducidad.
También es buena idea llevar siempre contigo una copia de tu documentación ya que facilitará los trámites administrativos en caso de urgencia.
Además, asegúrate de comprobar antes de viajar si necesitas un visado para ir a tu destino. En la política de viajes de tu empresa debería mencionar si te ayudarán a solicitarlo o no.
Prepara de antemano todos sus documentos de trabajo
Un viaje de negocios es la oportunidad perfecta para crear nuevas conexiones, captar clientes y resolver cualquier dificultad corporativa. Por eso debes tener listos todos los documentos que puedas necesitar antes de partir, así como imprimir los contratos o recursos necesarios.
Planifica cómo vas a ir y volver del aeropuerto
Puedes planear llegar al aeropuerto en transporte público, taxi o coche privado/de alquiler. En cualquier caso, es una buena práctica comprobar el itinerario de antemano.
Si tu empresa cubre el coste, asegúrate de tener reservado el taxi o VTC de ida y vuelta al aeropuerto antes del viaje. Si reservar un taxi no es la mejor opción porque quieres tener más libertad, alquilar un coche puede ser una buena opción.
CONSEJOS DURANTE EL VIAJE
Cambia dinero en el aeropuerto
Si viajas por trabajo a un destino que tiene una moneda distinta a la tuya, es más fácil cambiar dinero en el aeropuerto u optar por tarjetas que tengan varias divisas.
Si optas por el efectivo, asegúrate de tener billetes pequeños que puedas ofrecer como propina en distintas situaciones como los restaurantes.
Lleva un registro de tus gastos
Si no tienes tarjeta de crédito de empresa y tienes que pagar por adelantado, asegúrate de guardar todos los recibos. No solo eso, sino que subirlos a una herramienta de gastos o hacer fotos para guardarlos como copia te aseguraría poder hacer un seguimiento de todos ellos.
Antes de gastar cualquier dinero que tu empresa podría no reembolsarte, asegúrate de leer la política de viajes de la empresa y respeta todas las políticas de viaje o las restricciones relativas a los gastos, y no dudes en pedir aclaraciones si no estás seguro.
No te olvides de tu salud
Un consejo para viajes de empresa que muchos viajeros pasan por alto es centrarse en la salud. Ya sea optando por un alojamiento con gimnasio, haciendo pausas para pasear o planificar algo de bleisure, no puedes ignorar este importante paso.
Para aprovechar al máximo tu viaje de negocios, presta atención a dormir y descansar lo suficiente, cuidar lo que comes, beber suficiente agua y llevar la medicación que pudieras necesitar.
Conoce más sobre el bienestar de los viajeros de negocios.
Prepárate para emergencias
Por muy bien que planifiques tu viaje de negocios, siempre pueden surgir imprevistos. Por eso es importante prepararte para emergencias como la pérdida o el robo de equipaje, la cancelación de vuelos o urgencias médicas.
Guarda los documentos importantes, como el pasaporte y el itinerario de viaje, en un lugar seguro, y asegúrate de que dispones de los datos de contacto en caso de emergencia de tu empresa, el proveedor del viaje y las autoridades locales.
Haz tu viaje más sencillo con el uso de aplicaciones
Las aplicaciones de viajes pueden ayudarle a que los viajes de negocios sean más fáciles que nunca.
La tecnología puede ser una valiosa herramienta para planificar viajes de negocios. Puedes utilizar aplicaciones como Google Maps o Citymapper para navegar por tu destino, y considerar el uso de aplicaciones de traducción como Google Translate para comunicarte con los lugareños.
También puedes utilizar aplicaciones de productividad como Trello o Asana para estar al tanto de tus tareas y plazos, y aplicaciones de escaneado de documentos como CamScanner para hacer un seguimiento de los documentos importantes.
Si quieres conocer un listado de más apps interesantes para tus viajes de negocios solo tienes que pinchar aquí.
Ten en cuenta las diferencias culturales
Cuando se viaja a otro país o región, es fundamental tener en cuenta las diferencias culturales.
Esto puede incluir barreras lingüísticas, costumbres y normas sociales. Investiga la cultura local antes de tu viaje e intenta aprender algunas frases clave en el idioma local.
Ser consciente de las diferencias culturales puede ayudarte a evitar malentendidos y a entablar relaciones de negocios más sólidas con tus interlocutores lo que mejorará los resultados de tu viaje.
Puedes seguir siendo productivo durante tu viaje
Los viajes de negocios suelen implicar largos periodos de tránsito, como vuelos o viajes en tren. Aprovecha este tiempo para seguir siendo productivo poniéndote al día con el trabajo o leyendo material relevante.
Considera la posibilidad de llevar un ordenador portátil o una tablet, auriculares con cancelación de ruido y los cargadores o adaptadores que necesites para aprovechar al máximo el tiempo y mantenerte al día de tus tareas.
Encuentra aquí un buen número de herramientas que te ayudarán a mejorar tu productividad durante tus viajes de negocios.
CONSEJOS PARA DESPUÉS DEL VIAJE
Planifica tiempo libre después del viaje
Es importante planificar el tiempo libre después del viaje de negocios. Volver al trabajo inmediatamente después de un largo viaje puede suponer un reto físico y mental.
Si la lejanía y duración del viaje lo aconsejan y es posible, tómate uno o dos días libres después de tu viaje para descansar y recuperarte antes de volver al trabajo y asegurarte de que estás preparado para afrontar tu próximo reto profesional.
Presenta tu informe de gastos
Una vez de vuelta en la oficina, no te demores en la presentación del informe de gastos. Cuantos más esperes, más podrías olvidarte de las cosas o incluso incumplir un plazo de presentación.
Asegúrate de presentar el informe correctamente: introduce el importe exacto sin redondear, adjunta copias de los recibos y no presentes gastos personales.
Ten en cuenta las políticas de tu compañía sobre el tema de gastos de viaje.
Mantén el contacto
Si durante el viaje has conocido a nuevos clientes, compañeros de trabajo o socios potenciales, que tu viaje de negocios haya llegado a su fin no significa que el trabajo para ti y tu empresa termine ahí.
Es importante que mantengas en el tiempo esos contactos y averigües hasta dónde te pueden llevar.
Algunas formas de mantener el contacto:
- Envíales un correo electrónico para agradecerles su tiempo
- Comparte algunas notas sobre vuestras reuniones y enfoca la atención hacia los puntos de acción o las ideas que hayáis acordado
- Conéctate en LinkedIn
Saca conclusiones y comparte aprendizajes
La forma más fácil de aprender es haciendo. Viajar por trabajo puede enseñarte mucho sobre la empresa, pero también tienes que compartir esa información. Organiza reuniones para informar sobre lo que has aprendido y las mejores prácticas que has observado para ayudar a reforzar su empresa.
También, si observas alguna discrepancia entre la realidad de los viajes de trabajo y la política de viajes de tu empresa, asegúrate de informar al travel manager o responsable. De ese modo, podrás garantizar el cumplimiento de la política de viajes por parte de otros viajeros de negocios.