Un evento virtual es similar en muchos aspectos a un evento tradicional, aunque la gran diferencia radica en que los eventos digitales se desarrollan en remoto y no están restringidos a una sola ubicación.

Por lo tanto, al igual que harías en un evento offline, lo primero a tener en cuenta es definir el tipo de evento a realizar teniendo en cuenta los objetivos que pretendes conseguir con este.

El principal objetivo para lograr el éxito es ofrecer a los asistentes una experiencia única, algo diferente que les permita estar conectados de principio a fin. Para ello, es aconsejable utilizar los recursos que ofrece el mundo virtual para recrear situaciones abstractas que son extrañas a la realidad.

Algunos de los eventos online más comunes son:

• Webinars
• Conferencias
• Reuniones de equipos
• Lanzamiento de producto
• Ferias virtuales
• Formación virtual
• Summit

Aquí puedes descubrir los trucos para organizar tus eventos corporativos como un profesional.

Actualmente, y más desde la crisis sanitaria mundial que ha obligado a millones de personas a permanecer en sus hogares, hay una gran cantidad de plataformas en las que podrás alojar tus eventos corporativos digitales.

Aquí te enumeramos algunas de las mejores opciones que puedes usar, aunque el abanico es cada vez más grande.

Google Meet:

La popularidad de Google Meet se ha disparado desde que Google lo convirtió en una herramienta de negocios, y es una opción realmente asombrosa para las reuniones de empresa y los eventos virtuales.

Debido a la situación del Covid-19, Google anunció que las funciones premium de Google meet serán gratuitas hasta el 1 de julio. Algunas de las opciones más útiles de la plataforma incluyen:

• Un aumento del límite de participantes de 100 a 250 por llamada
• Un mayor límite de audiencia para la transmisión en vivo hasta 100.000 espectadores por dominio
• Opción de grabar los eventos virtuales (reuniones online) y subir la grabación a Google Drive

Si nunca has usado la plataforma online, es un buen momento para probarla. No solo permite un gran número de espectadores potenciales, sino que también tiene un par de características que no encontrarás en ningún otro lugar.

Una de ellas es la opción de crear subtítulos instantáneos; aunque el mecanismo no es perfecto, sigue siendo una excelente opción de accesibilidad para las conferencias virtuales en vivo. Otra es el streaming de alta resolución y el pinch-to-zoom en una aplicación móvil, una gran característica para los participantes móviles.

Además, no requiere instalación: puedes unirte abriendo el respectivo enlace en un navegador, lo que hace las cosas mucho más sencillas para los potenciales espectadores. Por supuesto, también están disponibles las opciones clásicas como la marcación telefónica, las presentaciones y los informes.

Zoom.us

Parece ser otra opción favorita cuando se trata de alojar eventos virtuales debido a su buen equilibrio entre las características útiles y el coste. El plan Pro de la plataforma incluye hasta 100 participantes, y no tiene un mínimo de suscripciones de anfitrión.

Tienen una gran variedad de características que la convierten en la plataforma perfecta para conferencias y reuniones virtuales más pequeñas.

• Gran control de la sesión: tú mismo puedes controlar el micrófono del participante (como anfitrión), puedes invitar a otras personas a hablar, puedes moderar rápidamente cuando sea necesario, etc,
• Disponibilidad de chat y encuestas (especialmente útil en eventos en línea en vivo para hacer la experiencia más interactiva)
• Notificaciones y recordatorios (también a mano)
• La importación de CSV

Probablemente encontrarás su interfaz limpia y muy fácil de aprender, lo cual es otra gran ventaja. En general, su uso sin esfuerzo y su precio asequible lo hace una excelente opción para pequeñas reuniones.

Go to Webinar

GoToWebinar es una plataforma completa, que no presenta errores en el directo, ni cortes, ni problemas con el chat, delays, fallos al poner una presentación u otro presentador en pantalla, etc.

• Grabación de las sesiones en vídeo. Un valor añadido frente al offline es que se graba el directo y después del webinar puedes trasformar el evento en un producto de descarga.
• La calidad de vídeo y audio es muy buena. El día del directo puedes autorizar que los asistentes planteen sus preguntas por voz (más allás del chat).
• Funcionalidades avanzadas. Permite votar en directo, recopilar informes de asistencia y atención en el webinar.

GoToWebinar es la opción más cara del mercado, pero es el precio de ser el nº1 y el más fiable.

EverWebinar

Como su propio nombre indica, Everwebinar es una herramienta especialmente enfocada a la organización y emisión de webinars. En realidad, está planteada como un software de automatización para negocios que incluyen el diseño de landings específicas para la promoción del webinar.

• Webinars automatizados que simulan eventos en directo
• Salas de webinar seguras con protección de contraseña
• Moderación de chat en directo para webinars híbridos
• Personalización de páginas con tu estilo y branding
• Datos, analítica y seguimiento de tus webinars

Everwebinar es la herramienta perfecta para las empresas que desean preconfigurar sus seminarios web automatizados, ya que la plataforma ofrece muchas opciones de programación para emitir los contenidos a su audiencia.

Además, hay también una gran cantidad de plataformas de streaming como Vimeo, YouTube Live o Facebook Live.

Como los asistentes a los eventos virtuales son remotos, es necesario entender cómo se comportan y cuáles son sus prioridades. Para ello, es importante tener en cuenta distintas cuestiones como si han participado antes en un evento virtual, qué conocimientos tecnológicos tienen, qué tipo de actividades son más aptas según el contenido y objetivos del evento corporativo digital, etc.

Realizarnos estos plantenamientos es clave para obtener información muy útil de la audiencia y elegir el tema perfecto para ellos.

Además, debes tener en cuenta las zonas horarias de los públicos a los que vas a dirigirte, valorar la necesidad de incluir subtítulos o intérpretes para mejorar la accesibilidad, particularidades culturales de cada público, etc.

Hablar delante de mucha gente puede ser una barrera para muchos intervinientes, especialmente para las primeras veces. Y lo creas o no, hablar en un evento en línea puede ser aún más inquietante, porque no hay opción para que veas la reacción de tu audiencia a tu charla.

La mejor manera de evitar los momentos incómodos es la misma que en los eventos normales: ¡ensayar!

Sugiéreles que ensayen delante de una cámara web y que se graben a sí mismos. En primer lugar, se acostumbrarán a la idea de mirar fijamente a un dispositivo, en lugar de a las personas. En segundo lugar, pueden ver el funcionamiento y organización de las cosas y corregirse a sí mismos.

Algunos problemas que deben corregirse son:

• No mirar directamente a la cámara
• No hablar con claridad y usar muchas palabras de relleno Falta de modulación de la voz

Todos estos son obstáculos normales que la mayoría de la gente experimenta. Ayudar a los oradores con los posibles problemas les permitirá hacer mejor su trabajo, lo que a su vez puede mejorar la experiencia y hacer que el evento sea más exitoso.

Prueba tu equipo técnico y tu entorno lo antes posible.

Realiza pruebas de sonido, imagen, archivos que se van a compartir, presentaciones, vídeos… y si surge algo (y suele suceder), tendrás mucho tiempo para arreglarlo.

Es mejor si usas una lista de control de cualquier cosa que pueda salir mal cuando se trata de organizar tu evento en línea. Aquí hay una para empezar:

• Problemas de volumen/micrófono (por ejemplo, micrófonos que no funcionan) Asegúrate de marcar la opción «Ajustar el nivel del micrófono» al ingresar
• Imagen de baja calidad (por ejemplo, la cámara no es lo suficientemente buena) Si tu aparato no proporciona una buena calidad de imagen, intenta pedir prestado uno o alquilar un estudio.
• Mala calidad de transmisión (por ejemplo, la conexión a Internet no es lo suficientemente rápida, eso es muy importante) Deshabilita todos los demás servicios en ejecución o descargas en tu ordenador, usa datos en lugar de wifi o busca una ubicación con Internet más rápida
• La alteración del ruido (por ejemplo, el lugar no es muy insonorizado) advierte a la gente a tu alrededor y minimiza el ruido usando unos auriculares o comprando o pidiendo prestado un micrófono de supresión de ruido.
• Los temas de presentación (por ejemplo, el texto de las diapositivas es demasiado pequeño para algunas resoluciones).
• Compartir la pantalla (por ejemplo, es posible que la pantalla no se comparta correctamente).

También tienes que pensar en todas las pequeñas cosas que deben tenerse en cuenta: control de tiempos de participación para cada usuario, cómo atajar interrupciones sin parecer descortés, manejo de preguntas y respuestas…

El fomento de la asistencia al evento digital es clave para el interés del público en este y debe darse desde, idealmente, varias semanas antes de su comienzo.

Gran parte del éxito del evento digital depende de la difusión que se haga del mismo. Por eso hay que poner especial relevancia en realizar una correcta divulgación de este.

Y ya que estamos en un congreso de carácter virtual, ayudarnos de las redes sociales y las ventajas que estas ofrecen para la difusión de nuestro evento puede ser fundamental.

Aunque son muchas las acciones que puedes poner en marcha para la difusión de tu evento, aquí te dejamos algunos tips y más adelante publicaremos un post que profundice en ello:

• Elige bien las redes sociales donde promocionar tu evento
• Crea un hashtag para el evento breve, único y fácil de entender.
• Utiliza el creador de eventos de Facebook
• Crea un plan de contenidos adecuado
• Promociona también durante el evento para incrementar su relevancia.

Vale, ya te hemos contado las claves para organizar un evento corporativo digital, pero quizá te parezca que es demasiado complejo o, simplemente, prefieras dejar su organización en manos de un profesional.

La elección de quién se encargará de la organización y la realización de un evento virtual es un paso crucial para lograr el éxito. Hay dos elementos básicos cuando se lleva a cabo una reunión o evento virtual.

En primer lugar, debe tenerse en cuenta el aspecto técnico. Es fundamental proporcionar un apoyo tecnológico avanzado, utilizando todos los instrumentos disponibles en las plataformas virtuales y asegurándose de que no haya problemas que dificulten la conexión o limiten la experiencia del usuario.

En segundo lugar, el entorno creativo es esencial para transmitir el mensaje correcto que se destaca. Es esencial que las presentaciones, los gráficos y los vídeos mantengan la atención de los participantes en todo momento.

Para llevar a cabo estos dos elementos es imprescindible contar con el apoyo de un proveedor experimentado y con una sólida trayectoria. Además, si es posible, se recomienda saber dar una respuesta integral a estas necesidades, es decir, ofrecer alternativas técnicas y creativas interesantes, de manera que todos los detalles de la organización se concentren en un único distribuidor de servicios.

El éxito del evento digital depende en gran medida de la eficacia de la planificación de todos los aspectos que rodean a su organización. Pero más allá de eso, la verdadera clave del éxito es la innovación. Atreverse a hacer algo diferente, ser creativo y aprovechar las posibilidades que nos brinda la tecnología son los tres pilares básicos que determinarán el resultado.

Por eso, si quieres lograr los mejores resultados, decídete por contar con la ayuda de un profesional en la organización y desarrollo integral de eventos, convenciones, congresos e incentivos corporativos.