El bienestar de los viajeros de negocios: ¿tu empresa está a la altura?

El bienestar se define universalmente como el estado de estar cómodo, sano y/o feliz. Según la psicología actual, el bienestar incluye «la salud, un alto grado de satisfacción vital y un sentido o propósito de la vida »

Esto significa que no se trata sólo salud física, sino también mental.

En la mayoría de los países, los empresarios tienen la obligación legal y ética de cuidar a sus empleados, lo que significa que deben tomar todas las medidas razonables para garantizar su salud, seguridad y bienestar.

La necesidad de que las empresas gestionen activamente el bienestar de sus viajeros es cada vez mayor.

Las empresas que quieren atraer y retener a los mejores talentos tienen mucho que desarrollar estrategias eficaces de bienestar para sus viajeros de negocios.

Las empresas suelen contar con programas de Due Diligence, que incluyen seguros y asistencia en caso de problemas médicos o de seguridad, pero: ¿desarrollan las empresas y los gestores de viajes estrategias eficaces de bienestar?; ¿qué opinan los viajeros sobre el estrés y la productividad en los viajes de negocios?; ¿qué pueden hacer las empresas, las compañías de gestión de viajes, las agencias de viajes, los gestores de viajes y los equipos de recursos humanos para mejorar el bienestar de los viajeros?

Piensa si en tu empresa os habéis planteado y dado respuesta a estas cuestiones.

Estudios recientes revelaron que más del 80% de los viajeros de negocios querían que su empresa fuera más consciente del impacto de los viajes de negocios y los valoraran más.

Así que si:

• Las pruebas médicas son cada vez más claras
• Los gestores de viajes son conscientes del problema
• Los viajeros quieren que los empresarios muestren cierto interés

… ¿por qué no hay más empresas que tomen medidas para mejorar el bienestar de sus viajeros de negocios?

Hay varias explicaciones posibles:

Falta de coordinación interdepartamental en toda la empresa

Los resultados de la encuesta a los gestores de viajes sugieren que la falta de coordinación es un factor importante.

El bienestar del viajero es una cuestión multidepartamental que puede afectar tanto a los gestores de viajes como a los de recursos humanos y gestión de riesgos.

En organizaciones complejas en las que hay que consultar a muchas personas, puede ser difícil que alguien tome la iniciativa.

Si ningún departamento o equipo transversal tiene la competencia, el incentivo y la autoridad para poner en marcha estrategias eficaces de bienestar del viajero, es fácil que se pierda de vista.

Prioridades de los gestores de viajes

Si el 44% ni siquiera considera el deber de diligencia como una responsabilidad, la motivación de los gestores de viajes para tomar la iniciativa en materia de bienestar es limitada.

Los gestores de viajes suelen depender de los departamentos de compras o finanzas y, en algunos casos, recompensados en función de indicadores clave de rendimiento, como el ahorro financiero inmediato, y no del bienestar del viajero, que es más probable que produzca beneficios a largo plazo más difíciles de calcular.

Temores sobre el coste

A algunas empresas puede preocuparles que la mejora del bienestar de los viajeros tenga un coste elevado.

Pero ¿cómo puede un gestor de viajes defender el coste?

Hay que tener en cuenta los costes ocultos de no tener una política de cuidado del bienestar de los viajeros de negocios en términos de menor productividad, contratación y problemas de retención.

Sin embargo, hay muchas iniciativas favorables a los viajeros que pueden introducirse con poco o ningún coste.

Falta de concienciación

Es posible que la alta dirección no sea consciente de los riesgos que los frecuentes en el bienestar de los empleados y sus posibles consecuencias en la retención, la contratación, la productividad y los resultados de la empresa.

Aumentar la comunicación sobre el bienestar de los viajeros de negocios creará más conciencia y puede ayudar a los empleados a desarrollar hábitos de viaje más sanos, a la vez que se gana el patrocinio de los altos cargos para que las políticas de viajes de la empresa sean más saludables.

Falta de herramientas para medir el ROI de mejores políticas de viajes

Aunque se sea consciente de las ventajas de unas políticas de viajes más saludables, es difícil medir el impacto a largo plazo del bienestar de los viajeros de negocios en la productividad de la empresa,

Del mismo modo, se carece de métricas sobre los costes de la inacción y los perjuicios que unas políticas de viajes deficientes pueden tener en la salud de los viajeros y en los resultados empresariales.

Una evaluación de riesgos en los viajes es esencial para cumplir las obligaciones de diligencia. El objetivo de la evaluación de riesgos es identificar cualquier amenaza a la que pueda enfrentarse un empleado mientras viaja. Los riesgos de viaje cambian constantemente y la evaluación abarca desde la pérdida de un vuelo hasta una pandemia mundial.

Los resultados de la evaluación conformarán las políticas y procedimientos que se aplicarán para reducir estos riesgos, siempre que sea posible. Transmitir estos conocimientos al empleado es esencial, ya que puede evitar que se produzcan incidentes y proteger a los empleados en situaciones críticas.

Crear una matriz de evaluación de riesgos

En general, cuando se gestiona un riesgo, los dos factores principales que hay que tener en cuenta son la probabilidad y el impacto. Cuando  como gestor de viajes estás considerando todos los elementos individuales que componen una evaluación completa del riesgo de viaje (por ejemplo, el método de transporte, el saneamiento, etc.), este juicio entre probabilidad y gravedad debería ser la base de la mayoría de las decisiones.

El reto consiste en saber qué riesgos puedes tolerar debido a su gravedad y a la limitación de tu control. En un extremo de la escala está algo muy grave como una revolución política violenta. Incluso si solo entra en la sección probable del gráfico, sería algo demasiado impactante para tolerarlo, ya que, como viajero o como empresario, no puedes mitigar el riesgo de forma eficaz.

Por otro lado, si el riesgo es una enfermedad estomacal como consecuencia de diferentes prácticas de higiene, el riesgo es muy probable, pero el impacto (siempre que el viajero esté sano) es limitado. Esto, combinado con el hecho de que puedes poner en marcha contramedidas relativamente eficaces, significa que este riesgo normalmente se consideraría aceptable.

Medidas de desconexión y equilibrio con la vida familiar

Según algunas encuestas, uno de cada cinco viajeros de negocios está preocupado por la falta de tiempo libre durante un viaje de negocios,

y lo considera un factor de estrés.

También, después del viaje, a los viajeros les preocupa la necesidad de

de ponerse al día con el trabajo perdido y las responsabilidades familiares, todo a la vez. Esto nunca es fácil, pero es aún más difícil cuando se sufre jet-lag y cansancio.

Una serie de medidas de apoyo empresarial podrían aliviar estas preocupaciones.

El apoyo que a este respecto demandan los viajeros de negocios se centra en dos temas:

• la posibilidad de combinar los viajes de negocios con el ocio y el tiempo libre
• tiempo libre después del viaje

El primero puede satisfacerse permitiendo viajes combinados, el llamado bleisure, permitiendo viajar también a los acompañantes y concediendo tiempo libre durante el viaje. Los viajeros también quieren que se les compense por trabajar fuera de horario o por estar fuera de casa.

Algunas otras medidas que se pueden tomar al respecto serían:

• Posibilidad de trabajar desde casa antes o después del viaje
• Trabajar desde cualquier lugar
• Tiempo libre después de viajes largos
• Limitar la frecuencia de los viajes y/o noches fuera de casa
• Tiempo libre durante un viaje de negocios
• Incorporación de actividades de bienestar durante los viajes de negocios

Investiga cuáles son los factores que inciden en el bienestar de los viajeros de negocios

Encuesta a tus viajeros para conocer mejor sus fuentes de estrés, su opinión sobre la productividad y qué creen que ayudaría a mejorar su bienestar.

Podrás obtener muchos conocimientos específicos que podrían abordarse rápidamente y sin apenas un coste extra, como por ejemplo que el hotel esté mejor situado.

Con la ayuda de RRHH, podría hacerse un seguimiento de cuestiones relevantes como el absentismo, las reclamaciones médicas y las tasas de retención de los viajeros frecuentes y compararlos con los no viajeros para identificar posibles problemas y medir el progreso en el bienestar de los viajeros.

Revisar la política de viajes

No cabe duda de que en algunos casos tocará flexibilizar la política de viajes de negocios. La mayoría de los viajeros son más felices si tienen más autocontrol sobre los preparativos de su viaje.

• Una forma típica de mostrar mayor flexibilidad y responsabilidad es dejarles elegir cualquier hotel de una ciudad, o incluso alojarse con amigos, familia o en alojamientos colaborativos, siempre que cueste menos que un precio máximo establecido.
• Algo que, sin duda, influirá en el bienestar del viajero de negocios es reducir los vuelos indirectos. Permitir los viajes sin escalas ayuda a reducir el estrés de los viajeros.
• Minimizar los viajes fuera del horario laboral. Pasar mucho tiempo lejos de la familia afecta no solo a los viajeros, sino también a sus

a su círculo más íntimo.

• Seleccionar cuidadosamente los hoteles en los que se alojarán los empleados, buscando hoteles que estén relativamente cercanos a los lugares de reunión o que cuenten con las conexiones que el viajero necesite para realizar su trabajo.
• Maximizar la capacidad de trabajar mientras se viaja. Está demostrado que la incapacidad para permanecer «conectado» y trabajar de forma productiva durante un viaje es una fuente importante de estrés. Algunas medidas que pueden ayudar serían seleccionar aerolíneas que ofrezcan Wi-Fi a bordo, o permitir a los empleados que tengan acceso a las salas VIP de los aeropuertos.

Puedes ver más medidas para ser productivo durante los viajes de negocios aquí.

Considera el coste total del viaje

Algunas de estas opciones podrían aumentar el coste inicial inicial de los viajes, pero hay que sopesarlo con los los costes ocultos de la reducción de la productividad por bajas por enfermedad o absentismo para la empresa si no se tiene en cuenta el bienestar en los viajes. Trabaja mano a mano con tu empresa de gestión de viajes o consultor para comprender exactamente cómo podrían verse afectados los costes de los viajes.

Valora las distintas posibilidades

Es importante entender bien cuándo hay que viajar. Un viaje de negocios improductivo es malo para todos. Supone un estrés innecesario para los empleados, que saben que no están aprovechando al máximo su tiempo y están lejos de casa. También malgasta dinero de la empresa.

Hay que encontrar además el equilibrio adecuado entre duración y frecuencia.

Un estudio sobre el rendimiento de la inversión en viajes concluía que los viajes tienen más probabilidades de ser improductivos si implican un número reducido de reuniones o se reservan con poca antelación (sin tiempo suficiente para planificar las reuniones adecuadamente).

Otro tema importante relacionado con el anterior es la necesidad de establecer objetivos claros para cada viaje.

Primeramente, hay que entender por qué alguien necesita viajar en primer lugar.

En el caso de que no sea absolutamente necesario viajar, hay que optar por alternativas virtuales, desde aplicaciones móviles y de escritorio hasta videoconferencias. Cada vez hay formas mejores y más baratas

de reunirse sin tener que desplazarse. Las empresas pueden adoptar un enfoque multidisciplinar con otros departamentos para invertir en alternativas de calidad que no impliquen desplazamientos.

Introducir medidas que favorezcan el bienestar y la salud del viajero de negocios

Comunica a tus viajeros de negocios información sobre el bienestar y la salud durante los viajes. nutrición sana, ejercicio y prácticas de sueño

en la carretera. Las empresas podrían incluir una sección sobre el tema e invitar a los empleados a contribuir con sus propias sugerencias.

También puedes ayudarles eligiendo alojamientos que cuenten con opciones para realizar deporte durante los días de desplazamiento, como gimnasio o piscina, y con opciones de comida saludable.

Evitar las largas jornadas de trabajo durante los viajes es un factor que, sin duda, contribuye también a mejorar el bienestar y la salud del viajero de negocios ya que es habitual que se intente a aprovechar al máximo el desplazamiento a costa de programar jornadas maratonianas que agotan y estresan a partes iguales.

Ten en cuenta que hay diversos factores que afectan de forma directa o indirecta a la salud durante los viajes. Es importante que identifiques cuáles son estos factores, qué empleados los están soportando y en qué medida. No se trata solo de los que viajan más frecuentemente, sino de los que, por ejemplo, toman regularmente vuelos temprano, tarde o en fin de semana, cruzan más zonas horarias o hacen viajes consecutivos.

Utiliza herramientas de gestión de viajes y confía en un gestor de viajes de negocios solvente y profesional

Es difícil poder tener en cuenta todos y cada uno de los factores que pueden influir en el bienestar de los viajeros de negocios. Por eso es importante estar bien preparado y contar con el apoyo necesario.

Algunas cosas que pueden producir un gran estrés durante un viaje de negocios son los retrasos en los vuelos, las pérdidas de equipaje, los vuelos cancelados o las pérdidas de conexiones. En este caso, por ejemplo, conocer cuáles son las aerolíneas con menores problemas en estos asuntos puede ser de gran ayuda.

Otro ejemplo podría ser conocer información detallada sobre el destino: cómo es el tráfico de la ciudad y cuáles son los mejores medios para desplazarse, cuáles son las normas de seguridad que hay que tener en cuenta en el país de destino, cómo podremos comunicarnos una vez que estemos en destino, cuestiones culturales a tener en cuenta…

La conclusión clara es que no hay duda de que viajar por negocios es intrínsecamente bueno para una empresa y sus empleados. Salir de la oficina y reunirse con los clientes cara a cara ayuda a establecer relaciones y a hacer avanzar los negocios.

El reto para las empresas es asegurarse de que cada viaje de negocios sea lo más productivo posible y cause el mínimo estrés a sus empleados.

Las claves son:

• Algunos sí, pero muchos no.
• Los viajeros de negocios disfrutan viajando la mayor parte del tiempo, siempre y cuando se cuide su bienestar.
• Las empresas tienen muchas oportunidades de influir positivamente en el bienestar de los viajeros para aumentar la productividad, reducir el estrés y retener y atraer a los mejores talentos.

Poner el bienestar del viajero de negocios en el centro de la política de viajes de tu empresa es más fácil de lo que parece y beneficia tanto al viajero como a la empresa.