Algunas organizaciones dudan a la hora de reservar reuniones con mucha antelación, pero esperar demasiado puede salirte caro. Algunos proveedores han empezado a aplicar recargos por eventos de última hora lo que, sumado a que suele haber menos disponibilidad de espacios y proveedores cuando se planifica con poca antelación, tiene un fuerte impacto en el presupuesto del evento o reunión en cuestión.

Planificar con antelación da a los clientes más opciones, y permite más oportunidades de buscar entre distintos proveedores y lugares.
El mejor momento suele ser entre nueve y doce meses antes del evento, dependiendo del tamaño del programa.

En el contexto actual, sigue siendo difícil predecir la asistencia debido a diferentes factores, por lo que es importante pedir más flexibilidad contractualmente.

Bloquea el número máximo de asistentes y negocia una política de bajas flexible para evitar correr el riesgo de tener que luchar en el último minuto y no poder conseguir habitaciones en este mercado hipersaturado o pagar fuertes penalizaciones.

Una buena sugerencia es basarse en un histórico de asistencia a este tipo de eventos o reuniones pre-Covid y pedir una escala móvil en la que a los 90 días, el número podría reducirse un 20% y otro 10% a los 30 días.

Considera la posibilidad de celebrar una reunión virtual o híbrida. En la actualidad, en la celebración de este tipo de eventos existen innumerables opciones que igualan la experiencia del asistente en ambos formatos.

Esto ahorrará costes de viaje, alojamiento y restauración de los asistentes que no necesiten acudir en directo.

También es una opción sostenible y te permite llegar a más asistentes por menos dinero.

Cuando se conocen a fondo los objetivos, asistentes, itinerarios, etc. de un evento o reunión, se puede ser más estratégico en las negociaciones y otras tácticas de ahorro.

Es importante tener claro el número de asistentes, pero también las características de los mismos:

¿Vienen desde lejos? Entonces hay que reservar vuelos. Pero si vienen desde lugares más cercanos quizá haya otras alternativas más económicas y sostenibles.

¿Cuáles son los horarios de estos asistentes? A veces se organizan desayunos, almuerzos o cenas para todos los asistentes, pero cada uno llegará o se marchará en un horario diferente.

Y así puedes hacerte un montón de preguntas más. Cuanta más información tengas sobre tu evento, más creativo podrás a la hora de ahorrar costes.

Cuanto más abierto y transparente seas en cuanto a tu presupuesto, intenciones y experiencias anteriores más sencillo es aumentar el abanico de posibilidades para elegir y, por tanto, se incrementa la fuerza de negociación y la capacidad de ahorro de costes.

Sé flexible en cuanto a las fechas pues un cambio en las mismas puede marcar una gran diferencia en el presupuesto.

Lo mismo ocurre con el tipo de lugar de celebración de la reunión o evento. No es necesario que sea en el mismo tipo de local que has utilizado habitualmente. Quizá otro tipo de espacio te permita mayor flexibilidad y, por tanto, de ahorro.

Con el rápido aumento de los gastos, es importante ahorrar en todo lo posible. Una forma de reducir el coste de tu evento es minimizar el número de asistentes.

Ten en cuenta los objetivos del acto y el público al que va dirigido y confecciona la lista de invitados en consecuencia.

Si es posible, pon un tope a la asistencia registrada, para no tener que contratar un espacio mayor para tu reunión.

Menos bocas que alimentar y menos espacio que reservar dejarán más espacio en el presupuesto para otros gastos que puedan ser más relevantes.

Los vaqueros y las zapatillas de deporte son los nuevos atuendos de negocios, y los eventos siguen el ejemplo con experiencias más informales.

Piensa en algo cercano y no tan formal como en el pasado, pero sí memorable, para que los asistentes se diviertan y lo recuerden.

Puedes elegir experiencias que no cuesten mucho dinero, pero que sí tengan un gran impacto en las personas que acudan.

Por ejemplo, contar con una sólida solución de registro de asistentes podría reducir el tiempo de planificación y mejorar la experiencia de usuario de los asistentes.

El uso de esta tecnología puede proporcionarte un ahorro potencial del 2-10% al permitir que los asistentes introduzcan sus datos por sí mismos o precarguen a los inscritos.

También puede ayudarte a combinar los datos de los asistentes locales con los datos de los viajeros para un programa completo de Duty of Care. Este tipo de soluciones permiten mantener a personal de seguridad corporativa y de primeros auxilios al corriente de las reuniones y necesidades locales en caso de emergencia.

Piensa en cuál es el objetivo del evento o reunión y mantente fiel al mismo durante toda la planificación del evento.

¿Es necesario contar con un ponente de renombre o basta con alguien de gran experiencia en el tema que, incluso, puede ser alguien de dentro de la organización?

¿Es necesario realizar un obsequio a los asistentes? Lo que puede parecer un simple gesto amable puede mermar rápidamente el presupuesto, así que es mejor limitar, evitar o simplificar este tipo de cosas si es posible.

¿Es necesario que el evento dure tanto? Simplifica al máximo el número y tiempo de ponencias y otras actividades para que sirvan al objetivo del evento o reunión, pero no dilaten el tiempo y, por tanto, el coste. Incluso los asistentes te agradecerán ir más al grano.

Todos los actores están luchando contra la inflación y recortando sus presupuestos en consecuencia, incluidos los patrocinadores. Ellos también deben evaluar cuidadosamente cómo se gastan sus presupuestos y si el retorno de la inversión es justificable.

En lugar de recurrir por defecto a los modelos tradicionales de patrocinio para tu reunión o evento, busca nuevas formas de ofrecer propuestas mutuamente beneficiosas que sean difíciles de rechazar. Habla con tus patrocinadores, propón nuevas ideas y reevalúa los paquetes existentes para satisfacer mejor sus necesidades y deseos.

Lo mejor es ofrecer una amplia variedad de precios, preguntar a los patrocinadores cuál es su presupuesto e intentar ajustarse a sus posibilidades.
Este enfoque es mucho mejor que establecer precios fijos y que los patrocinadores se nieguen.

Al final, dejar las cosas en manos de un experto siempre es un acierto y en la organización de eventos y reuniones también se cumple la regla general.

Contar con un experto en organización de eventos y reuniones no solo te facilitará el trabajo, sino que te ayudará a abrir el mapa de opciones con soluciones que quizá no te habrías llegado a plantear.

Además, su conocimiento del sector y de los distintos actores del mismo te ayudarán a la hora de elegir el momento más adecuado, los lugares óptimos y te dará una fuerza de negociación que quizá por ti mismo no puedas conseguir.